Representantskapet (heretter «SB») er et organ i BV og NV som har en tilsynsfunksjon på politikken til styret og de generelle anliggender i selskapet og dets tilknyttede foretak (artikkel 2:140/250 paragraf 2) i den nederlandske sivilloven ('DCC')). Hensikten med denne artikkelen er å gi en generell forklaring på dette selskapsorganet.
For det første forklares det når en SB er obligatorisk og hvordan den er satt opp. For det andre behandles SBs hovedoppgaver. Deretter forklares SBs juridiske fullmakter. De utvidede fullmakter til SB i et todelt styreselskap diskuteres deretter. Til slutt avsluttes denne artikkelen med en kort oppsummering som en konklusjon.
Den valgfrie innstillingen og dens krav
I prinsippet er utnevnelse av et styremedlem ikke obligatorisk for NV-er og BV-er. Dette er annerledes når det gjelder et obligatorisk todelt styreselskap (se også nedenfor). Det kan også være en forpliktelse som følge av flere sektorforskrifter (som for banker og forsikringsselskaper i henhold til artikkel 3:19 i finanstilsynsloven). Tilsynsmedlemmer kan bare utnevnes dersom det er lovbestemt grunnlag for det.
Foretakskammeret kan imidlertid utnevne en tilsynsdirektør som en spesiell og endelig bestemmelse i undersøkelsesprosedyren , uten at et slikt grunnlag kreves. Dersom man velger en valgfri institusjon av Foretakskammeret, bør man derfor inkludere dette organet i vedtektene (ved stiftelse av selskapet eller senere ved å endre vedtektene).
Dette kan for eksempel gjøres ved å opprette organet direkte i vedtektene eller ved å gjøre det avhengig av vedtak i et selskapsorgan som for eksempel generalforsamlingen ('GMS'). Det er også mulig å gjøre institusjonen avhengig av en tidsbestemmelse (f.eks. ett år etter etableringen av selskapet) hvoretter det ikke kreves ytterligere vedtak. I motsetning til styret er det ikke mulig å oppnevne juridiske personer som tilsynsmedlemmer.
Representantskap kontra ikke-administrerende direktører
Foruten en SB i en to-lags struktur, er det også mulig å velge en ett-lags styrestruktur. I så fall består styret av to typer styremedlemmer, nemlig administrerende styremedlemmer og ikke-utøvende styremedlemmer. Arbeidsoppgavene til de ikke-utøvende styremedlemmene er de samme som tilsynsmedlemmene i SB.
Derfor gjelder denne artikkelen også for ikke-utøvende styremedlemmer. Noen ganger blir det hevdet at fordi utøvende og ikke-utøvende styremedlemmer sitter i samme organ, er det en lavere terskel for ansvar for ikke-utøvende styremedlemmer på grunn av bedre mulighet for informasjon. Meningene er imidlertid delte om dette og dessuten avhenger det veldig av omstendighetene i saken. Det er ikke mulig å ha både ikke-utøvende styremedlemmer og en SB (artikkel 2:140/250 paragraf 1 i DCC).
Representantskapets plikter
SBs lovpålagte oppgaver utgjør tilsyns- og rådgivningsoppgaver med hensyn til styret og selskapets generelle forhold (artikkel 2: 140/250 avsnitt 2 i DCC). I tillegg har SB også en plikt som arbeidsgiver for styret, fordi den bestemmer eller i det minste har stor innflytelse på utvelgelsen, (gjen) utnevnelse, suspensjon, oppsigelse, godtgjørelse, arbeidsfordeling og utvikling av styremedlemmer . Imidlertid er det ikke noe hierarkisk forhold mellom styret og SB. De er to forskjellige bedriftsorganer, hver med sine egne plikter og krefter. SBs kjerneoppgaver behandles mer detaljert nedenfor.
Tilsynsoppgave
Tilsynsoppgaven innebærer at SB overvåker ledelsespolitikken og den generelle hendelsesforløpet. Dette inkluderer for eksempel ledelsens funksjon, selskapets strategi, den økonomiske situasjonen og tilhørende rapportering, risikoen ved selskapet, overholdelse og sosialpolitikk. I tillegg utvider tilsynet med SB i morselskapet også konsernpolitikken. Videre handler det ikke bare om tilsyn etter hvert, men også om å vurdere den (langsiktige) politikken som ennå ikke skal implementeres (f.eks. Investerings- eller policyplaner) på en rimelig måte innenfor grensene for ledelsesautonomi. Det er også kollegialt tilsyn for tilsynsdirektører i forhold til hverandre.
Rådgivende rolle
I tillegg kommer SBs rådgivende oppgave, som også gjelder de generelle linjene for ledelsespolitikken. Dette betyr ikke at det kreves råd for enhver beslutning som ledelsen tar. Å ta beslutninger om den daglige driften av selskapet er tross alt en del av ledelsens oppgave. Likevel kan SB gi råd og uoppfordrede råd. Dette rådet trenger ikke følges fordi styret, som sagt, er autonomt i sine beslutninger. Ikke desto mindre bør rådene fra SB følges seriøst med tanke på vekten SB legger til rådene.
Styrestyrets plikter omfatter ikke representasjonsmyndighet. I prinsippet har verken Styrestyret eller de enkelte medlemmene fullmakt til å representere BV eller NV (med unntak av noen få lovfestede unntak). Derfor kan ikke dette inkluderes i vedtektene, med mindre det følger av loven.
Representantskapets fullmakter
I tillegg har SB en rekke fullmakter som følger av lovbestemt lov eller vedtektene. Dette er noen av de viktige lovbestemte myndighetene til SB:
- Styremedlemmers suspensjonsevne, med mindre annet er bestemt i vedtektene (artikkel 2: 147/257 DCC): midlertidig suspensjon av direktøren fra hans plikter og fullmakter, som deltakelse i beslutningsprosesser og representasjon.
- Å ta avgjørelser i tilfelle motstridende interesser til styremedlemmene (artikkel 2: 129/239 avsnitt 6 DCC).
- Godkjenning og signering av et ledelsesforslag for en fusjon eller fisjon (artikkel 2: 312 / 334f sub 4 DCC).
- Godkjenning av årsregnskapet (artikkel 2: 101/210 første ledd DCC).
- Når det gjelder et børsnotert selskap: å overholde, opprettholde og avsløre selskapets eierstyringsstruktur.
Representantskapet i det lovpålagte to-lags selskapet
Som nevnt ovenfor er det obligatorisk å etablere en SB ved det lovpålagte todelte selskapet. Dessuten har dette styret ekstra lovfestede fullmakter, på bekostning av myndighet fra generalforsamlingen. Under det todelte styresystemet har SB makt til å godkjenne viktige ledelsesbeslutninger. I tillegg, under det fullstendige to-lags styresystemet har SB fullmakt til å oppnevne og avskjedige styremedlemmer (artikkel 2:162/272 DCC), mens i tilfelle av et regulært eller begrenset to-lags selskap er dette makten av GMS (artikkel 2:155/265 DCC).
Til slutt, i et lovfestet todelt selskap utnevnes også SB av generalforsamlingen, men SB har en lovfestet rett til å innstille tilsynsmedlemmer for oppnevning (artikkel 2:158/268(4) DCC). Til tross for at GMS og Bedriftsrådet kan komme med en innstilling, er SB ikke bundet av dette, med unntak av VMs bindende innstilling til en tredjedel av SB. GMS kan nekte nominasjonen med absolutt flertall av stemmene og dersom dette representerer en tredjedel av kapitalen.
Konklusjon
Forhåpentligvis har denne artikkelen gitt deg en god idé om SB. For å oppsummere, med mindre en forpliktelse følger av særskilt lovgivning eller når det todelte styresystemet gjelder, er det derfor ikke obligatorisk å utnevne en rektor. Ønsker du å gjøre det? Dette kan i så fall tas inn i vedtektene på ulike måter. I stedet for en SB kan det også velges en en-lags styrestruktur. Hovedoppgavene til SB er tilsyn og rådgivning, men i tillegg kan SB også ses på som arbeidsgiver for ledelsen.
Mange fullmakter følger av loven og kan følge av vedtektene, de viktigste av dem har vi listet opp nedenfor. Til slutt har vi antydet at i tilfelle av et todelt styreselskap, gis en rekke fullmakter av GMS til SB og hva de innebærer.
Har du fortsatt spørsmål etter å ha lest denne artikkelen om representantskapet (dets plikter og fullmakter), om å opprette et representantskap, ett-lags og to-lags styresystem eller det obligatoriske to-lags styreselskapet? Du kan kontakte Law & More for alle spørsmålene dine om dette emnet, men også om mange andre. Våre advokater er bredt spesialiserte i blant annet selskapsrett og er alltid klare til å hjelpe deg.
