Hvordan registrere et selskap på en virtuell kontoradresse?
Et vanlig spørsmål blant gründere er om du kan registrere et selskap på en virtuell kontoradresse. På nyhetene leser du ofte om utenlandske selskaper med postadresse i Nederland. Å ha såkalte PO-kasseselskaper har det fordeler. Flertallet av gründere vet at denne muligheten eksisterer, men hvordan du klarer den og hvilke krav du må oppfylle, er fremdeles uklart for mange. Det hele starter med registrering på handelskammeret. Det er mulig å registrere virksomheten selv om du bor i utlandet. Imidlertid er det en hovedforespørsel: ditt selskap må ha en nederlandsk besøksadresse, eller forretningsvirksomheten til bedriften din må finne sted i Nederland.
Juridiske krav nettbutikk
Som eier av en nettbutikk har du juridiske forpliktelser overfor kunden. Det er obligatorisk å ha en returpolicy, du må være tilgjengelig for kundehenvendelser, du er ansvarlig for garantien, og du må tilby minst ett alternativ etter betaling. Når det gjelder et forbrukerkjøp, er kravet også at en forbruker ikke trenger å betale mer enn 50% av kjøpesummen på forhånd. Selvfølgelig er det tillatt, hvis forbrukeren gjør dette frivillig, å betale full betaling, men en (nett) forhandler har ikke lov til å forplikte seg. Dette kravet gjelder bare når du kjøper produkter, for tjenester kreves full forskuddsbetaling.
Er det obligatorisk å nevne en adresse?
Plasseringen av kontaktinformasjonen skal være tydelig og logisk tilgjengelig i nettbutikken. Bakgrunnen for dette er at en kunde har rett til å vite hvem han/hun handler med. Dette kravet støttes av lov og er derfor obligatorisk for hver nettbutikk.
Kontaktinformasjonen består av tre deler:
- Firmaets identitet
- Kontaktinformasjonen til selskapet
- Den geografiske adressen til selskapet.
Med identiteten til selskapet menes registreringsopplysningene til selskapet som for eksempel Handelskammernummer, MVA-nummer og firmanavn. Kontaktdetaljene er data som forbrukere kan bruke for å kontakte nettbutikken. Den geografiske adressen omtales som adressen selskapet driver sin virksomhet fra.
Den geografiske adressen må være en besøkbar adresse og kan ikke være en postboksadresse. I mange små nettbutikker er kontaktadressen den samme som den geografiske adressen. Det kan være vanskelig å overholde kravet om å oppgi kontaktinformasjon. Her under kan du lese mer om hvordan du fortsatt kan oppfylle dette kravet.
Virtuell adresse
Hvis du ikke vil eller ikke kan gi en besøkbar adresse på nettbutikken din, kan du bruke en virtuell kontoradresse. Denne adressen kan også administreres av organisasjonen du betaler leie til. Denne typen organisasjoner har også forskjellige tjenester som sporing og videresending av postforsendelser. Å ha en nederlandsk adresse er bra for tilliten til besøkende i nettbutikken din.
For hvem?
Du kan trenge en virtuell kontoradresse av flere grunner. En virtuell kontoradresse er mest for:
- Folk som driver hjemme; som ønsker å holde forretnings- og privatliv atskilt.
- Folk som driver virksomhet i utlandet, men også prøver å opprettholde et kontor i Nederland;
- Mennesker med et selskap i Nederland, som ønsker å ha et virtuelt kontor.
Under visse betingelser kan en virtuell adresse være registrert i handelskammeret.
Registrering ved Handelskammeret
I løpet av søknadsprosessen vil en eller flere filialer av din bedrift bli registrert. I denne prosessen vil både postadresse og besøksadresse bli registrert. Besøksadressen gjelder kun dersom du kan bevise at filialen din er lokalisert der. Dette kan verifiseres ved hjelp av en leiekontrakt. Dette gjelder også dersom din bedrift holder til på et forretningssenter.
Dersom leieavtalen viser at du permanent leier kontor(plass), kan du registrere dette som besøksadresse i Handelsregisteret. Å ha fast leieadresse betyr ikke at du alltid må være tilstede, men du må ha mulighet til å være permanent tilstede dersom det er nødvendig. For eksempel, hvis du leier en pult eller kontor for to timer i uken, er ikke nok til å oppfylle kravene til registrering av din bedrift.
For å registrere selskapet ditt, må du ha flere dokumenter tilgjengelige:
- Registreringsskjemaene til handelskammeret;
- En signert leie, - kjøp, - eller leieavtale fra den nederlandske besøksadressen;
- En legalisert kopi av gyldig identitetsbevis (du kan ordne dette med den nederlandske ambassaden eller en notarius);
- Et originalt utdrag eller legalisert kopi av folkeregisteret til den utenlandske kommunen du bor i, eller et annet dokument fra en offisiell organisasjon som oppgir utenlandsk adresse.
Handelskammerets forskrifter angående 'Virtuelt kontor'
I de siste årene har det blitt lagt merke til at et virtuelt kontor var et kontor der et selskap var lokalisert, men hvor det faktiske arbeidet ikke ble utført. For et par år siden endret Handelskammeret reglene for et virtuelt kontor. Tidligere var det vanlig at såkalte "Ghost"-selskaper slo seg ned på en virtuell kontoradresse.
For å forhindre ulovlig virksomhet sjekker Handelskammeret om selskapene har et virtuelt kontor som også utfører sin virksomhet fra samme adresse. Handelskammeret kaller dette bærekraftig forretningspraksis. Det betyr ikke at gründere som har et virtuelt kontor også må være permanent til stede der, men det betyr at de må ha mulighet til å være permanent tilstede ved behov.
Hvis du har spørsmål om denne bloggen, eller hvis du har vanskeligheter med handelskammeret, kan du kontakte advokatene til Law & More. Vi vil svare på spørsmålene dine og yte juridisk hjelp der det er nødvendig.
