Internasjonale kommersielle kontrakter: de fem vanligste feilene og hvordan du unngår dem

De fem feilene som forårsaker mest problemer i internasjonale handelskontrakter er manglende eller uforsiktig lovvalg, en jurisdiksjonsklausul som ikke kan håndheves der eiendelene er, betalingsbetingelser som ignorerer lovbestemte regler om kommersiell interesse og sikkerhet, oppsigelses- og force majeure-klausuler kopiert fra en sedvanerettsmodell som ikke passer nederlandsk lov, og generelle vilkår og betingelser som aldri gyldig ble en del av avtalen. Hver av disse kan unngås i utarbeidelsesfasen og er dyre å reparere i etterkant. For en nederlandsk bedrift, eller for en utenlandsk bedrift som inngår kontrakt med en nederlandsk motpart, er det styrende rammeverket den nederlandske sivilloven sammen med de europeiske forskriftene om gjeldende lov og jurisdiksjon.

Det følgende beskriver hvor disse fem feilene kommer fra, hva loven faktisk sier, og hvordan man skal utarbeide en utforming rundt dem. Vektleggingen er på nederlandsk lov, fordi det er loven som gjelder for de fleste kontrakter inngått av bedrifter etablert i Nederland, og fordi flere av reglene avviker sterkt fra forutsetningene som er innebygd i engelskspråklige kontraktsmaler. Vår veiledning for kontraktsføring med nederlandske parter dekker forhandlingssiden av det samme problemet.

Hvorfor grenseoverskridende kontrakter mislykkes oftere enn innenlandske

En nasjonal kontrakt leses opp mot én enkelt lov som begge parter forstår i stor grad. En grenseoverskridende kontrakt er ikke det. Den samme klausulen kan gi forskjellige utfall avhengig av hvilken lov som regulerer den, hvilken domstol eller tribunal som leser den, og om den resulterende avgjørelsen kan håndheves der den andre parten oppbevarer sine eiendeler. Disse tre spørsmålene er separate, og den vanligste strukturelle feilen er å bare svare på det første.

De praktiske konsekvensene følger av dette. En leverandør som vinner en dom i en domstol hvis avgjørelser ikke kan håndheves mot skyldneren, har ikke vunnet noe. En kjøper som antok at en straffeklausul ville bli anvendt som skrevet, oppdager at en nederlandsk domstol kan redusere den. En selger som aldri utelukket Wienerkjøpskonvensjonen, finner at en traktat, snarere enn den sivile lovboken de hadde i tankene, regulerer samsvar og rettsmidler. Ingen av disse resultatene innebærer ond tro fra noen av sidene; de ​​følger av klausuler som aldri ble testet mot loven som faktisk gjelder.

Språk, oversettelse og tolking

Kontrakter i internasjonal handel utformes vanligvis på engelsk, selv når ingen av partene er engelsktalende og den gjeldende loven ikke er engelsk lov. Det er gjennomførbart, men det skaper en spesifikk risiko: Engelsk kontraktsterminologi har betydninger fra sedvanerett som nederlandsk lov ikke gjengir. Begreper som «consideration» (vederlag), «best best bestood» (beste bestrebelser), «indemnity» (skadesløsholdelse), «warranty» (garanti) og «condition precedent» (vilkår i forkjøpet) har ingen fast ekvivalent i den nederlandske sivilloven (civil law), og en nederlandsk domstol vil tolke dem ved å spørre hva partene med rimelighet kan tilskrive hverandre under omstendighetene, ikke ved å importere engelsk doktrine.

Denne tolkningsstandarden er Haviltex-regelen, og det er det aller viktigste å forstå om en kontrakt som er underlagt nederlandsk lov. Nederlandske domstoler leser ikke en kommersiell kontrakt utelukkende bokstavelig. De ser på ordlyden, men også på forhandlingene, partene, deres ekspertise og det kommersielle formålet med avtalen. En sterkt forhandlet kontrakt mellom to veloverveide bedrifter, med en hel avtaleklausul og profesjonell utforming på begge sider, vil bli lest nærmere teksten; en kort kontrakt mellom ulikartede parter vil ikke det. Hvis kontrakten din er underlagt nederlandsk lov, legg den kommersielle logikken i begrunnelsene, fordi de vil bli lest.

Der kontrakten finnes på to språk, angi hvilken versjon som gjelder, og legg merke til den. En klausul som sier at begge versjoner er like autentiske, er en invitasjon til rettssak, fordi ingen oversettelser av en kommersiell kontrakt er identiske i virkning.

Kostnaden ved å gjøre det feil

Den økonomiske eksponeringen er ikke begrenset til advokathonorarer. Uklar fordeling av transport-, forsikrings- og tollkostnader flytter reelle penger på hver forsendelse. En ikke-håndhevbar jurisdiksjonsklausul betyr parallelle saksbehandlinger i to land. Et ugyldig sett med generelle vilkår og betingelser fjerner ansvarsgrensen, foreldelsesfristen og eiendomsforbeholdet ditt i ett slag, som vanligvis er et mye større tall enn tvisten som avdekket den.

Omdømme- og relasjonskostnader følger. De fleste kommersielle forhold som ender i rettssaker, var reddbare på det tidspunktet partene først ble uenige om hva en klausul betydde. Å bygge en gjennomførbar eskaleringsvei i kontrakten, i stedet for å overlate det til den som er mest sint, er den billigste formen for risikostyring som er tilgjengelig.

Feil nummer én: å overlate gjeldende lov til tilfeldighetene

En kontrakt uten lovvalgsklausul er ikke en kontrakt uten gjeldende lov. Det er en kontrakt hvis gjeldende lov avgjøres av en lovkonfliktregel, etter at tvisten har oppstått, av den domstolen som saken er anlagt for. Innenfor EU er denne regelen Roma I-forordningen om loven som gjelder for kontraktsforpliktelser, og den gjelder i nederlandske domstoler uavhengig av om loven den viser til er loven i en medlemsstat.

Hva Roma I gjør når du ikke sier noe

Roma I gir partene fritt lovvalg, som domstolene respekterer, og som kan gjøres uttrykkelig eller følge klart av kontraktsvilkårene eller omstendighetene. I mangel av et lovvalg anvender forordningen faste regler for de vanligste kontraktstypene. En kontrakt om salg av varer er regulert av loven i det landet der selgeren har sitt vanlige bosted; en kontrakt om tjenester av loven i det landet der tjenesteleverandøren har sitt vanlige bosted; en distribusjonsavtale av loven i distributørens vanlige bosted; en franchiseavtale av loven i franchisetakerens vanlige bosted. Bare der kontrakten ikke passer inn i noen av disse kategoriene, kommer resttesten, den karakteristiske ytelsen, i spill, med en korreksjon der kontrakten åpenbart er nærmere knyttet til et annet land.

To konsekvenser følger som overrasker folk. For det første favoriserer taushet leverandøren ved salg av varer og leverandøren ved tjenestekontrakt, slik at en nederlandsk kjøper som lar spørsmålet stå åpent ved et kjøp fra en tysk selger vanligvis vil oppleve at tysk lov gjelder. For det andre er ikke standardreglene de samme som reglene om jurisdiksjon, så det er fullt mulig å ende opp i en nederlandsk domstol som anvender utenlandsk lov, noe som er tregere og dyrere enn noen av partene forventet. Vår guide til gjeldende lov i internasjonale avtaler går gjennom mekanikken mer detaljert.

Wienerkjøpskonvensjonen gjelder med mindre du utelukker den

Det oftest oversette punktet i internasjonale salgskontrakter er FN-konvensjonen om kontrakter for internasjonalt løsørekjøp, kjent som CISG eller, i nederlandsk praksis, Weens Koopverdrag. Nederland er en avtalestat. Der begge parter har sitt forretningssted i avtalestater, eller der lovvalgsreglene fører til loven i en avtalestat, gjelder konvensjonen automatisk for salgskontrakten. Valg av nederlandsk lov utelukker ikke det, fordi konvensjonen er en del av nederlandsk lov.

Konvensjonen kan unntas, og artikkel 6 sier det uttrykkelig, men unntaket må gjøres. En klausul som sier at avtalen er underlagt nederlandsk lov, lar CISG gjelde; en klausul som sier at avtalen er underlagt nederlandsk lov og at Wienerkjøpskonvensjonen ikke kan anvendes, gjør ikke det. Hvilken av de to du ønsker er en kommersiell avgjørelse snarere enn en automatisk. Konvensjonen har en genuint internasjonal rettspraksis, et gjennomførbart begrep om grunnleggende brudd, og en plikt for kjøperen til å undersøke varene og gi beskjed om manglende samsvar innen rimelig tid. Nederlandsk innenlandsk kjøpslov har en kortere og strengere klageplikt. Selgere foretrekker ofte det innenlandske regimet; kjøpere foretrekker ofte konvensjonen.

Regler du ikke kan trekke deg fra

Et lovvalg er ikke ubegrenset. Roma I-forordningen bevarer de overordnede obligatoriske bestemmelsene i forumet, og tillater at de i oppfyllelseslandet får virkning. Den beskytter også visse kategorier av parter, først og fremst forbrukere og ansatte, slik at et lovvalg ikke kan frata dem beskyttelsen av obligatoriske regler i hjemlandet. For en bedrift-til-bedrift-kontrakt biter denne beskyttelsen sjelden, men det gjør nabolandene. Konkurranselovgivning, sanksjoner og eksportkontroll, produktsikkerhet, hvitvasking og databeskyttelse gjelder uavhengig av hvilken lov som er valgt i kontrakten.

Kommersiell agenturvirksomhet er den klassiske fellen. Det europeiske direktivet om selvstendig næringsdrivende handelsagenter, implementert i den nederlandske sivilloven, gir en agent som opererer i EU rett til goodwill-erstatning ved oppsigelse og minimum oppsigelsesfrister, og denne beskyttelsen kan ikke unngås ved å velge loven i en ikke-medlemsstat der agenten arbeider i Unionen. En distribusjonsavtale utformet som et agentur, eller et agentur forkledd som en distribusjonsavtale, endrer ikke det: domstolene ser på innholdet i forholdet. Når du velger mellom strukturer, beskriver vår oversikt over de ulike typene kommersielle avtaler konsekvensene av hver av dem.

Utarbeidelse av klausulen

En brukbar lovvalgsklausul navngir én lov, angir om CISG gjelder, og sier ingenting annet. Å dele kontrakten slik at forskjellige deler reguleres av forskjellige lover er tillatt i henhold til Roma I, men er nesten aldri verdt kompleksiteten. Å henvise til generelle prinsipper i internasjonal handelsrett, eller til UNIDROIT-prinsippene alene, uten en underliggende nasjonal lov, fungerer i voldgift, men er lite nyttig for en statsdomstol. Og et valg av loven i et land uten tilknytning til noen av partene eller transaksjonen er gyldig, men det betyr at ingen av partenes advokater vet svaret på noe spørsmål uten å instruere lokale juridiske rådgivere.

Feil to: en tvisteløsningsklausul som ikke kan gi et håndhevbart resultat

Testen for en tvisteløsningsklausul er ikke om den høres autoritativ ut, men om avgjørelsen den produserer kan håndheves mot den andre partens eiendeler. Dette spørsmålet har et annet svar innenfor EU enn utenfor, og forskjellen bør styre utformingen.

Valg av domstol innenfor EU

Innenfor Unionen reguleres jurisdiksjon av den omarbeidede Brussel I-forordningen. Partene kan avtale at domstolene i en medlemsstat har jurisdiksjon, og en slik avtale er eksklusiv med mindre de sier noe annet. Formkravene er viktige: avtalen må være skriftlig eller dokumentert skriftlig, eller i en form som samsvarer med praksis partene har etablert seg imellom, eller med en internasjonal handelspraksis som partene kjente til eller burde ha kjent til. En jurisdiksjonsklausul begravd i generelle vendinger som aldri ble gitt til den andre parten, er sårbar på nettopp dette punktet.

Der det ikke er noe valg av verneting, gir forordningen saksøktes bosted som hovedregel, og for kontrakter, oppfyllelsesstedet for den aktuelle forpliktelsen: leveringsstedet for et salg av varer og stedet der tjenestene ble eller skulle ha blitt levert i en tjenestekontrakt. Det er derfor en nederlandsk leverandør som leverer til Frankrike kan havne for en fransk domstol selv om fakturaene deres viser til nederlandsk lov.

Den store fordelen med forordningen er fullbyrdelsen. En dom avsagt i én medlemsstat anerkjennes i de andre uten noen spesiell prosedyre og er rettskraftig uten en erklæring om rettskraft. I praksis kan en nederlandsk dom fullbyrdes i Spania eller Polen på grunnlag av dommen og en attest. Ingenting sammenlignbart finnes utenfor Unionen.

Håndheving utenfor EU

Det er her de fleste kontrakter er svakest. I henhold til nederlandsk prosessrett kan ikke en utenlandsk dom uten videre fullbyrdes i Nederland med mindre en traktat eller en europeisk forskrift bestemmer det. Artikkel 431 i den nederlandske sivilprosessloven angir regelen og gir alternativet: saken kan bringes inn for den nederlandske domstolen på nytt, som i praksis kan vedta den utenlandske avgjørelsen dersom den utenlandske domstolen hadde et jurisdiksjonsgrunnlag som er internasjonalt akseptabelt, saksbehandlingen oppfylte grunnleggende standarder for rettssikkerhet, avgjørelsen ikke er i strid med nederlandsk offentlig orden, og den ikke er uforenlig med en tidligere avgjørelse mellom de samme partene. Det er gjennomførbart, men det er et andre sett med saksbehandling, med de kostnader og forsinkelser det medfører, og speilbildet gjelder for en nederlandsk dom avsagt i utlandet.

To Haag-konvensjoner reduserer gapet. Konvensjonen om vernetingsavtaler fra 2005 binder EU og krever at kontraherende stater skal gi virkning til eksklusive vernetingsavtaler og anerkjenne de resulterende dommene. Domskonvensjonen fra 2019, som trådte i kraft for EU 1. september 2023, utvider anerkjennelse og fullbyrdelse i større grad mellom statene som har sluttet seg til den. Begge er nyttige, men listen over kontraherende stater er fortsatt langt kortere enn medlemskapet i New York-konvensjonen, så den praktiske løsningen for en motpart utenfor Unionen er vanligvis voldgift. Vår veiledning om hvordan du unngår jurisdiksjons- og fullbyrdelsesproblemer beskriver kontrollene som skal kjøres før signering.

Voldgift og New York-konvensjonen

Voldgift velges i internasjonale kontrakter primært for håndheving. New York-konvensjonen fra 1958 om anerkjennelse og håndheving av utenlandske voldgiftsavgjørelser er bindende for godt over 160 stater, inkludert nesten alle betydelige handelsnasjoner, og forplikter domstolene deres til å anerkjenne voldgiftsavtaler og håndheve avgjørelser kun med forbehold om en kort og smal liste over avslagsgrunner. For en kontrakt med en motpart i en stat som Nederland ikke har noen domsavtale med, er en voldgiftsklausul ofte den eneste realistiske veien til en avgjørelse som faktisk kan inndrives.

Nederlandsk voldgiftslovgivning er nedfelt i den fjerde boken i sivilprosessloven og ble modernisert i 2015. Det nederlandske voldgiftsinstituttet administrerer voldgiftssaker under sine egne regler og er det vanlige nasjonale valget; ICC, LCIA og, for bestemte sektorer, spesialiserte institutter er vanlige i større grenseoverskridende transaksjoner. Uansett hva du velger, trenger klausulen fire ting for å fungere: institusjonen og dens regler, voldgiftsstedet, antall voldgiftsdommere og ordlyden. Å utelate setet er den mest skadelige utelatelsen, fordi setet bestemmer tilsynsdomstolen og loven som regulerer selve voldgiften.

Voldgift er ikke automatisk billigere eller raskere. Partene betaler domstolen og institusjonen, det er i praksis ingen ankemuligheter i sakens realitet, og en kjennelse kan bare settes til side av begrensede grunner. Dette er trekk snarere enn mangler, men de betyr at voldgift passer for kontrakter der konfidensialitet, teknisk ekspertise og håndheving på tvers av landegrenser er viktigere enn retten til en ny vurdering. Der forholdet er verdt å bevare, er en trinnvis klausul som krever forhandling og deretter mekling før voldgift fornuftig, forutsatt at trinnene har frister. En klausul som krever at partene løser tvister minnelig, uten tidsbegrensning og uten konsekvenser for å nekte, oppnår ingenting annet enn forsinkelse.

Den nederlandske handelsretten

For parter som ønsker en statsdomstol, men ikke en nederlandskspråklig prosedyre, den nederlandske handelsretten i Amsterdam har behandlet internasjonale handelstvister på engelsk siden 1. januar 2019, med et spesialisert kammer og en ankedomstol også på engelsk. Det krever at partene har samtykket uttrykkelig og skriftlig til det, det tar høyere rettsgebyrer enn de vanlige domstolene, og dommene sirkulerer innenfor EU på vanlig måte i henhold til den omarbeidede Brussel I-forordningen. For en tvist mellom en nederlandsk part og en annen europeisk part er det ofte et bedre svar enn voldgift, og vår oversikt over rettstvister under nederlandsk lov forklarer hvordan den vanlige ruten er sammenlignet.

Feil tre: Betalingsbetingelser som ignorerer lovbestemte regler

Betalingsklausuler utformes vanligvis som om partene skrev på et blankt ark. Det er de ikke. For bedriftskontrakter regulerer europeisk og nederlandsk lov allerede forsinket betaling, og en klausul som avviker fra disse reglene uten å si det, skaper bare forvirring om hvilket regime som gjelder.

Betalingsfrister, lovpålagt kommersiell rente og inndrivingskostnader

Det europeiske direktivet om bekjempelse av forsinket betaling i handelstransaksjoner er implementert i den nederlandske sivilloven. Tre regler er viktige i praksis. Der partene ikke avtaler noen betalingsfrist, forfaller betalingen innen tretti dager etter mottak av fakturaen eller varene eller tjenestene, avhengig av hva som inntreffer sist. Mellom virksomheter kan det avtales en lengre periode, men sivilloven begrenser den til seksti dager med mindre en lengre periode er uttrykkelig avtalt og ikke er åpenbart urimelig overfor kreditor; mot en offentlig myndighet er grensen tretti dager. Og når debitor er forsinket, løper lovbestemte kommersielle renter i henhold til loven, uten at det er nødvendig med en purring.

Lovbestemt kommersiell rente er ikke den samme som den vanlige lovbestemte renten som gjelder for ikke-kommersielle forpliktelser. Den er betydelig høyere, og satsen for hvert halvår fastsettes av myndighetene og publiseres. Ikke skriv en sats inn i kontrakten med mindre du har til hensikt å erstatte den lovbestemte, og sjekk at den kontraktsfestede satsen faktisk er høyere, fordi en lavere sats rett og slett vil bli ignorert til fordel for den lovbestemte nedre grensen. I tillegg har kreditor rett til et fast minimumsbeløp for utenrettslige inkassokostnader uten å måtte bevise dem, igjen fastsatt ved forskrift.

Lærdommen i utformingen er enkel. Si når fakturaen kan sendes, hva den må inneholde, når betalingen forfaller, i hvilken valuta og til hvilken konto, og om renten er den lovpålagte kommersielle renten eller en høyere kontraktsmessig rente. Tvetydighet som betaling ved fullføring er den vanligste kilden til inkassotvister, fordi fullføring er nettopp det partene er uenige om. Vår guide om hvordan du signerer en kontrakt uten skjulte juridiske problemer dekker fellene i de omkringliggende klausulene.

Sikkerhet: eiendomsforbehold, garantier og forskuddsbetalinger

Nederlandsk lov gir en leverandør en sterk og billig sikkerhetsrett som mange internasjonale kontrakter ikke utnytter. Eiendomsforbehold (eigendomsvoorbehoud) lar selgeren beholde eierskapet til leverte varer inntil betaling er foretatt, og det overlever kjøperens konkurs, slik at varene kan kreves tilbake fra bobestyreren i stedet for å rangeres som et vanlig krav. Det må avtales på forhånd, ideelt sett i generelle vilkår, og det må utformes med omhu: et utvidet eiendomsforbehold som dekker alle krav som oppstår fra forholdet, er gyldig i henhold til nederlandsk lov innenfor visse grenser, mens en klausul som tilsynelatende utvider eierskapet til varer som har blitt bearbeidet eller blandet, vanligvis ikke er det. Dens effektivitet mot varer som forlater Nederland, avhenger av loven i landet der varene befinner seg, noe som er en grunn til å vite hvor varene skal.

Utover eiendomsforbehold er de vanlige instrumentene en bankgaranti, en morselskapsgaranti, et dokumentarisk remburs og betaling i transjer mot milepæler. Forskuddsbetalinger og depositum bør uttrykkelig angi om de er refunderbare og under hvilke omstendigheter, fordi nederlandsk lov ikke har noen misligholdsregel som fortaper et depositum. Hvis hensikten er at selgeren beholder pengene ved kansellering, må kontrakten si det, og den bør utformes som et fast beløp for kansellering snarere enn som en straff, av grunner som er angitt nedenfor. Der motpartens solvens er tvilsom, er risikoen ikke teoretisk: vår veiledning om konkurs hos din kontraktspartner beskriver hva som overlever en insolvens og hva som ikke gjør det.

Valuta, indeksering og langsiktig prisrisiko

I en kontrakt som løper over mer enn ett år, er prisen en risikofordeling like mye som et tall. Oppgi én kontovaluta og én betalingsvaluta, og angi hvem som bærer kostnadene for konvertering og bankgebyrer. Hvis valutakursrisikoen skal deles, definer referansekursen, kilden og tidspunktet på dagen den leses av, fordi forskjellen mellom en sentralbankreferansekurs og en kommersiell kurs er ekte penger på en stor faktura.

Indeksklausuler bør navngi en publisert indeks, spesifisere basisperioden, revisjonsdatoen og formelen, og angi hva som skjer hvis indeksen slutter å bli publisert. Åpne klausuler som tillater en part å justere prisene etter eget skjønn, kan håndheves mellom bedrifter, men passer dårlig inn i kravene til rimelighet og rettferdighet som nederlandsk lov gjelder for enhver kontrakt, og en domstol vil tolke dem snevert. En klausul som tillater reforhandling dersom en definert terskel overskrides, med rett til å si opp med varsel dersom reforhandling mislykkes, er mer robust enn en klausul som gir én part frimerke. Merk også at forbrukerbeskyttelsesreglene i nederlandsk kontraktsrett er enda strengere der motparten ikke handler i løpet av en virksomhet.

Feil fire: oppsigelse og force majeure utarbeidet etter feil modell

Nederlandsk lov har ikke ett enkelt oppsigelsesbegrep. Den har flere, og de har forskjellige krav og forskjellige konsekvenser. Maler skrevet for et common law-system komprimerer dem til én klausul, og resultatet gjør ofte ikke det parten som påberoper seg det forventer.

Hevelse ved brudd krever først mislighold

Hevelse ved mislighold, «ontbinding», er tilgjengelig i henhold til Civil Code når en part misligholder avtalen, med mindre misligholdet er for lite til å rettferdiggjøre det. Den viktige betingelsen er at der oppfyllelse fortsatt er mulig, må den andre parten først være i mislighold, «verzuim», og mislighold oppstår vanligvis først etter et skriftlig varsel om mislighold (ingebrekestelling) som gir en rimelig frist for oppfyllelse. Å hoppe over dette varselet er den vanligste saksbehandlingsfeilen i nederlandske kommersielle tvister, og det omdanner et godt krav til et dårlig krav.

Det finnes unntak. Det kreves ikke varsel der en fastsatt frist som er avtalt som sådan har utløpt, der oppfyllelse har blitt permanent umulig, eller der skyldneren har gjort det klart at vedkommende ikke vil oppfylle. En kontrakt kan også fastsette at spesifiserte brudd automatisk setter den andre parten i mislighold, og å gjøre dette er vanligvis verdt de to linjene det tar. Det en kontrakt ikke fornuftig kan gjøre, er å behandle heving som noe som skjer ved å sende en e-post som hever kontrakten: effekten av å ikke binde seg er at begge sider må returnere det de har mottatt, noe som ofte ikke er det den hevende parten ønsker.

Avslutning av et pågående forhold

En løpende kontrakt på ubestemt tid, en duurovereenkomst, kan i prinsippet sies opp med varsel selv om kontrakten i seg selv ikke sier noe om det. Men nederlandsk rettspraksis gjør denne retten betinget av kravene til rimelighet og rettferdighet: avhengig av forholdets varighet, investeringene den andre parten har gjort og sin avhengighet av kontrakten, kan en domstol kreve en tilstrekkelig lang oppsigelsesfrist, en tvingende grunn eller kompensasjon. En distributør som har bygget et marked over ti år, kan ikke sies opp med tretti dagers varsel bare fordi kontrakten ikke inneholder noen avtale.

Svaret er å regulere det. Sett oppsigelsestiden eksplisitt, skriftlig og med en definert leveringsmetode, angi hvilke hendelser som tillater umiddelbar oppsigelse, og håndter hva som skjer etterpå: betaling for utført arbeid, retur av materialer og konfidensiell informasjon, avvikling av eksisterende ordrer, og hvilke klausuler som fortsatt gjelder. Vår veiledning om oppsigelse og oppsigelsesfrister omhandler mekanismene, og kontrakten bør skille tydelig mellom oppsigelse av bekvemmelighetsgrunner og heving ved kontraktsbrudd, slik at ingen av dem utilsiktet påberopes i stedet for den andre.

Force majeure og uforutsette omstendigheter

I henhold til den nederlandske sivilloven kan en mislighold av ytelse ikke tilskrives skyldneren dersom det ikke skyldes skyldnerens feil og ikke faller inn under skyldnerens risiko i henhold til loven, en rettshandling eller allment akseptert praksis. Det er force majeure, overmacht. Virkningen er begrenset, men viktig: den fritar skyldneren fra å betale erstatning, men den opphever ikke i seg selv kontrakten, og den andre parten kan fortsatt heve kontrakten, fordi heving ikke krever skyld.

Fordi den lovbestemte regelen dreier seg om risikofordeling, er ikke en kontraktsmessig force majeure-klausul dekorasjon. Den definerer hva som faller inn under hvem sin risiko, og den endrer derfor utfallet. Etter pandemien, sanksjonspakkene og energiprissjokkene de siste årene, er generisk formulering om hendelser utenfor en parts kontroll åpenbart utilstrekkelig. Nevn hendelsene: epidemiske og statlige tiltak iverksatt som respons, krig og sanksjoner, eksport- og importrestriksjoner, cyberangrep, svikt hos en navngitt kritisk leverandør, streik og ekstremvær. Angi varslingsperioden, i dager i stedet for uker. Innfør en plikt til å avbøte og gjenoppta ytelsen. Si hvilke forpliktelser som fortsetter under suspensjonen, og spesielt om betalingsforpliktelser gjør det. Og sett en lang stopp: hvis ytelsen forblir suspendert etter et avtalt antall dager, kan begge parter heve.

Ved siden av force majeure har nederlandsk lov et separat og uvanlig rettsmiddel for uforutsette omstendigheter. Etter anmodning fra en part kan retten endre virkningene av en kontrakt eller sette den til side, helt eller delvis, der det har oppstått omstendigheter som partene ikke har forutsett, og som er av en slik art at den andre parten ikke med rimelighet kan forvente at kontrakten opprettholdes uendret. Terskelen er høy, og domstolene anvender den sparsomt, men den eksisterer, og den kan ikke utelukkes helt ved kontrakt. En hardship-klausul som gir mulighet for reforhandling av definerte utløsere, er en bedre måte å kontrollere denne risikoen på enn å late som om den ikke er der.

Straffeklausuler kan reduseres av retten

En kontraktsmessig straff (boetebeding) er gyldig i henhold til nederlandsk lov og er et nyttig instrument, spesielt for taushetsplikt og konkurranseklausuler der det faktiske tapet er vanskelig å kvantifisere. Men Civil Code gir retten myndighet til å redusere en straff dersom anvendelsen av klausulen under omstendighetene ville føre til et åpenbart urimelig resultat. Denne fullmakten kan ikke utelukkes ved avtale. Høyesterett har gjort det klart at den skal brukes med tilbakeholdenhet, og en domstol vil se på forholdet mellom straffen og den faktiske skaden, kontraktens art, klausulens ordlyd og omstendighetene der den påberopes.

To konsekvenser av utformingen følger. For det første vil en straff som har en synlig sammenheng med skaden den er ment å avskrekke, overleve; et rundt tall satt til et nivå ingen kan rettferdiggjøre, kan ikke det. For det andre, angi om straffen erstatter erstatning eller kommer i tillegg til dem, fordi den lovbestemte standarden er at straffen erstatter erstatning, og mange parter har til hensikt det motsatte. Den samme klausulen bør angi om ytelse fortsatt kan kreves ved siden av straffen.

Ansvarsgrenser og unntak

Begrensning og utelukkelse av ansvar mellom virksomheter er tillatt i henhold til nederlandsk lov og opprettholdes rutinemessig. Grensen er kravet om rimelighet og rettferdighet: en klausul kan ikke påberopes der det ville være uakseptabelt å påberope seg dette, og domstolene nekter konsekvent å tillate et utelukkelse for å beskytte en part mot sin egen hensikt eller bevisste hensynsløshet, og generelt mot dens toppledelse. Alvorlighetsgraden av bruddet, skadens art, i hvilken grad risikoen var forsikret og partenes forhandlingsposisjoner spiller alle inn i denne vurderingen. Et tak knyttet til kontraktsverdien eller til den forsikrede summen, med unntak for de kategoriene partene virkelig har til hensikt å ekskludere fra taket, er langt mer sannsynlig å holde enn et generelt utelukkelse av alt ansvar.

Feil fem: generelle vilkår og betingelser som aldri ble en del av kontrakten

Standardvilkår har ansvarsgrensen, eiendomsforbehold, foreldelsesfrister, vernetingsklausul og lovvalg. De er også den delen av kontrakten som oftest håndteres uforsiktig. I henhold til nederlandsk lov avgjør to spørsmål om de i det hele tatt gjelder: hvis vilkår vant, og ble de gjort tilgjengelige i tide.

Formkampen: Nederlandsk lov følger det første skuddet

Når hver part viser til sine egne standardvilkår, løser den nederlandske sivilloven konflikten på en uvanlig måte. Den andre henvisningen har ingen virkning med mindre den uttrykkelig avviser anvendeligheten av den første partens vilkår. Med andre ord følger nederlandsk lov det første grepet: vilkårene det henvises til gjelder først, med mindre parten som svarer eksplisitt avviser dem, og det å bare trykke sine egne vilkår på baksiden av en ordrebekreftelse er ikke en eksplisitt avvisning.

Dette er det motsatte av «siste sjanse»-regelen som finnes i mange andre systemer, og den er også forskjellig fra stillingen under Wienerkjøpskonvensjonen, hvor et svar som inneholder vesentlig forskjellige vilkår er et mottilbud. Så den samme utvekslingen av dokumenter kan gi forskjellige resultater avhengig av om CISG er utelukket. Det praktiske svaret er enkelt og verdt å bygge inn i salgsprosessen: referer til dine egne vilkår i det første dokumentet du sender, i klar ordlyd, og avvis uttrykkelig eventuelle vilkår fra den andre parten. Vår veiledning for utarbeidelse av generelle vilkår og betingelser fungerer gjennom ordlyden.

Å gjøre vilkårene tilgjengelige før kontrakten inngås

Nederlandsk lov krever at brukeren av generelle vilkår gir den andre parten rimelig mulighet til å gjøre seg oppmerksom på dem, i prinsippet ved å utlevere dem før eller samtidig med kontraktsinngåelsen. Hvis dette ikke skjer, kan de enkelte klausulene ugyldiggjøres, og den andre parten kan ugyldiggjøre selve klausulen brukeren påberoper seg. Å deponere vilkårene hos handelskammeret eller et domstolsregister, og nevne hvor de kan fås, er kun en reserve i tilfeller der det virkelig ikke er rimelig mulig å utlevere dem.

For kontrakter som inngås elektronisk, tillater Civil Code at vilkårene gjøres tilgjengelige elektronisk før kontrakten inngås, på en måte som lar den andre parten lagre dem og få tilgang til dem senere. En lenke i bunnteksten på et nettsted er ikke automatisk nok; en lenke som presenteres før bestillingen legges inn, i et format som kan lastes ned, er vanligvis nok. I praksis fjerner det de fleste av disse argumentene å legge ved vilkårene som en PDF til tilbudet og henvise til dem i den følgende e-posten.

Unntaket som fanger opp internasjonale kontrakter

Det er et ytterligere poeng som internasjonale kontrakter ofte overser. Beskyttelsesregimet for generelle vilkår i den nederlandske sivilloven gjelder ikke for en kontrakt mellom parter som handler i løpet av en virksomhet eller et yrke der ikke begge er etablert i Nederland. Konsekvensen er at en utenlandsk virksomhet som inngår kontrakt med en nederlandsk leverandør ikke kan påberope seg de nederlandske reglene om urimelig byrdefulle klausuler, og dens stilling avhenger av de vanlige kontraktsreglene og av rimelighet og rettferdighet i stedet. Om det hjelper eller skader avhenger av hvilken side i transaksjonen du er, men det bør være et bevisst valg snarere enn en overraskelse. Større nederlandske selskaper som overstiger lovbestemte størrelsesgrenser er også ekskludert fra deler av beskyttelsesregimet.

Leveringsbetingelser, Incoterms og eierskifte

Incoterms er standard handelsvilkår publisert av Det internasjonale handelskammeret. De fordeler kostnader og risiko for transport, og de sier hvem som arrangerer transport, forsikring, eksportklarering og importklarering. De overfører ikke eierskap, de bestemmer ikke gjeldende lov, og de erstatter ikke en salgskontrakt. Den nåværende utgaven er Incoterms 2020, og kontrakten bør si det, fordi tidligere utgaver fortsatt er i omløp og noen vilkår har endret seg mellom dem.

Å velge riktig regel

Den vanligste feilen er å bruke en maritim betegnelse for containerlast. Under FOB overføres risikoen når varene er om bord på fartøyet, men en container overleveres vanligvis til transportøren på terminalen flere dager tidligere, noe som etterlater et uforsikret gap der ingen av partene åpenbart er i faresonen. For containere er de riktige reglene FCA, eller CPT og CIP, hvor selgeren betaler for transport, og under CIP for forsikring. Reserver FOB, CFR og CIF for bulk- og stykklast som faktisk lastes på et skip.

Navngi stedet presist. FCA etterfulgt av en by er ikke nok: navngi terminalen, depotet eller adressen, fordi det navngitte stedet bestemmer hvor risikoen overføres og hvem som betaler terminalhåndteringsgebyrer i hver ende. EXW fortjener spesiell forsiktighet, fordi det forplikter kjøperen til å fullføre eksportformaliteter i selgerens land, noe en utenlandsk kjøper ofte ikke lovlig kan gjøre; FCA i selgerens lokaler oppnår nesten samme kommersielle resultat uten det problemet. DDP er speilbildet: det gjør selgeren ansvarlig for importklarering, toll og import-MVA i kjøperens land, noe som krever tilstedeværelse eller en fiskal representant der, og som regelmessig avtales av selgere som ikke har sjekket om de kan utføre det. Når varer transporteres på vei innenfor Europa, gjelder CMR-konvensjonen for transportavtalen og setter sine egne ansvarsgrenser og tidsfrister, og vår veiledning til CMR-konvensjonen for internasjonal veitransport forklarer hvordan dette samhandler med salgskontrakten.

Eierskap overføres under nasjonal lov, ikke under Incoterms

I henhold til nederlandsk lov overgår eierskapet til løsøre ved levering i henhold til en gyldig eiendomsrett, til en overdrager med råderett. Risiko og eierskap er derfor separate spørsmål, og en kontrakt som regulerer det ene og ignorerer det andre er ufullstendig. Det er nettopp her eiendomsforbeholdet hører hjemme: det utsetter overføringen av eierskapet til betaling, samtidig som det lar Incotermen fordele risikoen under transport. Angi i salgskontrakten når eierskapet går over, når risikoen går over, hvem som forsikrer varene og for hvilket beløp, og hva inspeksjons- og reklamasjonsprosedyren er ved ankomst, inkludert fristen kjøperen må gi beskjed om mangler.

Konfidensialitet, immaterielle rettigheter og personopplysninger

Nederlandsk lov pålegger ikke kommersielle parter utenfor bestemte forhold noen generell taushetsplikt, så taushetsplikt må skapes gjennom kontrakt. En gjennomførbar klausul definerer hva som er konfidensielt etter kategori i stedet for ved å liste opp dokumenter, angir det tillatte formålet, navngir personene som det er tillatt med utlevering til og forplikter mottakeren til å binde dem, angir hvor lenge forpliktelsen varer etter at kontrakten er avsluttet, og omhandler retur eller destruksjon av materiale. Det er normalt å legge til en straff på forpliktelsen, av grunnen gitt ovenfor: å bevise tap fra en lekkasje er nærmest umulig. Forretningshemmeligheter har i tillegg lovfestet beskyttelse under den nederlandske implementeringen av det europeiske direktivet om forretningshemmeligheter, men bare hvis innehaveren har tatt rimelige skritt for å holde informasjonen hemmelig, noe som betyr at kontrakten må matches av faktiske tilgangskontroller. Vår veiledning til taushetserklæringen angir standardstrukturen.

Immaterielle rettigheter overføres ikke fordi de er betalt for. I henhold til nederlandsk lov forblir opphavsrett og andre rettigheter opprettet av en leverandør hos leverandøren med mindre de overdras, og en overdragelse av opphavsrett krever en skjøte. Rettigheter opprettet av en ansatt i utførelsen av arbeidsforholdet tilfaller vanligvis arbeidsgiveren ved lov, men denne regelen gjelder ikke for frilansere eller underleverandører. En internasjonal kontrakt bør derfor angi hvem som eier eksisterende materiale, hvem som eier det nyopprettede, hvilken lisens hver part mottar over den andre partens bakgrunnsmateriale, og i hvilke territorier. Opphavsmannens moralske rettigheter kan ikke overdras i henhold til nederlandsk lov, selv om de kan fravikes i begrenset grad. Der tredjeparts rettigheter kan bli krenket, fordel forsvaret og erstatningen uttrykkelig, og sett en grense for det. Vår praksis for immaterielle rettigheter kan gjennomgå tildelingen før signering, og en IT-tjenesteavtale trenger spesielt at lisens- og kildekodeposisjonen er spesifisert.

Der personopplysninger krysser en grense, gjelder personvernforordningen for behandlingen uavhengig av hvilken lov som er valgt for kontrakten. Dersom den ene parten behandler personopplysninger på vegne av den andre, er en databehandleravtale med innholdet som er foreskrevet i forordningen obligatorisk, og overføringer til land utenfor EØS-området trenger et rettslig grunnlag, i de fleste tilfeller standardkontraktsklausuler sammen med en konsekvensvurdering av overføring. En taushetspliktklausul erstatter ikke noen av delene.

Signering: fullmakt, formaliteter og elektroniske signaturer

En kontrakt signert av noen uten fullmakt binder ikke selskapet med mindre selskapet har skapt inntrykk av fullmakt eller senere ratifisert den. For en nederlandsk motpart er fullmakt et offentlig register: handelsregisteret som føres av Handelskammeret viser styremedlemmene og eventuelle registrerte begrensninger på deres signeringsfullmakter, og en tredjepart som handler i god tro er generelt beskyttet mot fakta som burde vært registrert, men som ikke ble det. Å sjekke registeret før signering koster ingenting og avgjør spørsmålet. For en utenlandsk motpart, be om et styrevedtak eller en fullmakt, og et tilsvarende registerutdrag.

De fleste kommersielle kontrakter krever ingen spesiell form i henhold til nederlandsk lov, men noen gjør det. Overføring av registrert eiendom krever en notarialdokumentasjon og registrering; overdragelse av opphavsrett og overføring av aksjer i et nederlandsk aksjeselskap krever også en dokumentasjon. En konkurranseklausul i en arbeidsavtale må være skriftlig. Der en formalitet er foreskrevet og ikke overholdt, er handlingen ugyldig, og ingen avtale kan reparere den.

Elektroniske signaturer er regulert av eIDAS-forordningen, som gjelder direkte i Nederland, sammen med bestemmelsen i Civil Code som likestiller en elektronisk signatur med en håndskrevet signatur der metoden som brukes er tilstrekkelig pålitelig i lys av formålet og omstendighetene. En kvalifisert elektronisk signatur har samme rettsvirkning som en håndskrevet signatur i henhold til forordningen. For en grenseoverskridende kontrakt av høy verdi er metodens pålitelighet verdt den ekstra innsatsen: bruk en kvalifisert eller i det minste en avansert signatur med et revisjonsspor, angi i kontrakten at elektronisk signering er avtalt, og behold den signerte filen med verifiseringsdataene.

Maler, tilpasning og evalueringssyklusen

En mal er en sjekkliste, ikke en kontrakt. Den sparer tid på struktur og minner deg om klausuler du ellers ville glemt, og den er farlig av nøyaktig samme grunn: den produserer et dokument som ser ferdig ut. Klausulene som avgjør saker, beskrivelsen av hva som leveres, prismekanismen, akseptkriteriene, ansvarstaket og tvisteklausulen, er nettopp de klausulene en mal ikke kan fylle ut.

Start med transaksjonen. Spesifiser varene eller tjenestene med målbare kriterier, mengder, tekniske spesifikasjoner, akseptable feilrater og inspeksjonsprosedyrer. For tjenester, definer standarden, hvordan ytelsen måles og hva som skjer når den ikke oppfylles. Koble leveranser til datoer og bygg inn en endringsprosedyre som sier hvem som kan be om en endring, hvem som må godkjenne den og hvordan den prises, fordi endring av omfang uten en prosedyre er der fastpriskontrakter blir til tvister. Vår veiledning til kontraktsforhandlingsstrategi omhandler hvordan man holder den linjen i forhandlinger, og de spesifikke strukturene varierer etter kontraktstype: en leveringsavtale , en konsignasjonsavtale , en franchiseavtale og en deltakelsesavtale har hver sine egne obligatoriske regler og sine egne standardfeller.

Kontrakter eldes også. Lovgivningen endres, sanksjonslister endres, indeksserier avvikles, og personene som er navngitt i oppsigelsesklausulen slutter. Gjennomgå langsiktige kontrakter årlig mot en kort sjekkliste: har gjeldende lov eller regulatorisk posisjon endret seg, er betalings- og prisbetingelsene fortsatt kommersielle, er leveringsbetingelsene fortsatt gjeldende Incoterms-utgave, er adressene i oppsigelsene korrekte, og har ansvarsgrensen fortsatt et forhold til verdien som er i faresonen. Oppbevar de signerte originalene på ett sted, sammen med de generelle vilkårene som faktisk var vedlagt på tidspunktet, for i en tvist er det bare den versjonen som gjaldt på kontraktsdatoen som teller.

Hva du bør gjøre før du signerer

Før du signerer en internasjonal kommersiell kontrakt, bør du avgjøre fem spørsmål skriftlig. Hvilken lov gjelder, og er Wienerkjøpskonvensjonen gjeldende eller ikke? Hvilket forum avgjør, og kan avgjørelsen håndheves der den andre partens eiendeler er. Når forfaller betalingen, hvilke renter og hvilken sikkerhet som gjelder. Hvordan opphører kontrakten, og hva overlever dens opphør. Og hvilke generelle vilkår som gjelder, og ble de gitt i tide til å bli en del av avtalen? Hvis du kan svare på disse fem ut fra forsiden av dokumentet, vil kontrakten overleve det meste av det kommersielle livet gjør med den.

Få gjennomgangen gjort før signering i stedet for etter at den første fakturaen er ubetalt. Å involvere en kontraktsadvokat i term sheet-fasen koster en brøkdel av hva det koster å krangle om en klausul som aldri ble tilpasset avtalen, og det er på dette tidspunktet risikofordelingen fortsatt kan endres.

Law & More gir råd til nederlandske og internasjonale bedrifter om utarbeidelse, gjennomgang og forhandling av grenseoverskridende kommersielle kontrakter, om generelle vilkår og betingelser, og om tvister som følger når de mislykkes, fra valg av lov og forum til håndheving. Hvis du forbereder en internasjonal avtale eller har å gjøre med en motpart som ikke oppfyller kravene, vil våre advokater gjennomgå dokumentene og legge frem alternativene. Ta kontakt med oss ​​for å diskutere din situasjon, eller les vår mer omfattende juridisk rådgivning for bedrifter og veiledninger for selskapsrett.

Ofte stilte spørsmål

Spørsmålene nedenfor omhandler de praktiske problemstillingene som oftest oppstår når en nederlandsk bedrift inngår kontrakter over en grense: språk og tolkning, valutarisiko, kulturelle forskjeller i forhandlinger, tvisteløsningsklausuler og immaterielle rettigheter.

Disse feilene er i stor grad et spørsmål om hvem som utarbeider og gjennomgår; se våre kriterier for å velge et nederlandsk advokatfirma for internasjonale kontrakter.