Forklaring av internt styremedlemsansvar 2:9 i DCC

Introduksjon

Artikkel 2:9 i Civil Code regulerer interne styremedlemmers ansvar: en styremedlem kan holdes personlig ansvarlig overfor selskapet selv ved feilaktig utførelse av plikter og hvis vedkommende har gjort seg skyldig i alvorlig skyld. Denne bestemmelsen danner grunnlaget for forholdet mellom styremedlemmer og juridiske personer i nederlandsk selskapsrett; i denne forbindelse refererer loven til den nøyaktige utførelsen av plikter som kan forventes av en styremedlem.

Begrepet «forsvarlig ledelse» er komplekst og har ulike juridiske og organisatoriske tolkninger. Dette konseptet brukes for å indikere graden av aktsomhet og ansvar som kreves av styremedlemmer når de tar beslutninger og håndterer risikoer.

Skillet mot eksternt ansvar er viktig. Internt ansvar gjelder skade som selskapet har lidt som følge av handlinger fra sin egen direktør, mens eksternt ansvar gjelder skadelidte tredjeparter eller kreditorer. Eksternt ansvar, derimot, gjelder krav fra tredjeparter som kreditorer, basert på artikkel 2:138/148 i den nederlandske sivilloven i tilfelle konkurs eller artikkel 6:162 i den nederlandske sivilloven om ulovlige handlinger.

Denne forklaringen er primært ment for styremedlemmer i private aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og andre juridiske enheter som ønsker å få innsikt i sine personlige ansvarsrisikoer. Tilsynsmedlemmer, aksjonærer og juridiske rådgivere vil også finne praktisk veiledning her. Styremedlemmer har plikter til å utføre sine lovbestemte og kontraktsmessige plikter med tilbørlig aktsomhet. Entreprenørskap innebærer ansvar, der styremedlemmer må handle i selskapets interesse og unngå uforsiktig oppførsel som kan skade selskapet eller dets kreditorer.

Hovedspørsmål besvart: I henhold til paragraf 2:9 i den nederlandske sivilloven er en direktør ansvarlig dersom vedkommende har utført sine plikter ukorrekt og kan klandres tilstrekkelig alvorlig for dette, hvor den juridiske enheten er den eneste parten som kan fremme et krav. Standarder for rimelighet og rettferdighet spiller en viktig rolle i vurderingen av terskelen for alvorlig skyld.

Viktige innsikter fra denne artikkelen:

• Den høye terskelen for alvorlig skyld beskytter normale politiske beslutninger
• Kollektivt ansvar gjelder ved flerleders ledelse, med begrensede muligheter for ansvarsfritak
• Spesifikke situasjoner som dårlig administrasjon eller brudd på lovbestemmelser er risikoområder
• Forebygging gjennom tilstrekkelige styringsstrukturer er mer effektivt enn forsvar i etterkant
• Det er viktig å ha orden på risikostyring og internkontroll for å forhindre feilaktig styring og ansvar.
• Det er en nær sammenheng mellom risikostyring, interne systemer og policyvalg tatt av styret

Grunnleggende prinsipper i artikkel 2:9 i den nederlandske sivilloven

Artikkel 2:9 i den nederlandske sivilloven kodifiserer aktsomhetsplikten og forpliktelsene som ethvert styremedlem har overfor den juridiske enheten. Paragraf 1 fastsetter at ethvert styremedlem er forpliktet til å utføre sine plikter på riktig måte overfor den juridiske enheten. Paragraf 2 spesifiserer at styremedlemmets ansvar oppstår ved upassende ledelse knyttet til en alvorlig bebreidelse, med selskapet som eneste kravstiller.

Begrepet «korrekt utførelse av plikter» tolkes juridisk som handlingene til et styremedlem slik det kan forventes av et rimelig kompetent og forsiktig styremedlem. Dette konseptet innebærer å vurdere styremedlemmers oppførsel på grunnlag av omstendighetene i saken. Det er en nær sammenheng mellom styremedlemmers aktsomhetsplikt og de politiske valgene de tar; nøye og ansvarlige politiske valg er avgjørende for å oppfylle den juridiske standarden.

Korrekt utførelse av plikter

Loven pålegger ethvert styremedlem en plikt til å utføre sine plikter på riktig måte. Denne standarden oppstår fra det tillitsmessige forholdet mellom styremedlemmet og den juridiske enheten. Det er en aktsomhetsstandard som krever at styremedlemmet setter selskapets interesser først.

Feil ledelse er en manglende utvisning av den nødvendige aktsomheten som en rimelig og erfaren styremedlem ville utvist i samme situasjon.

Testen er den som gjelder for et rimelig handlende styremedlem. Dette kriteriet spør hva et kompetent og forsiktig styremedlem ville ha gjort under lignende omstendigheter. Begrepet «korrekt utførelse av plikter» betyr at styremedlemmer utfører sine plikter med den forsiktighet og ansvarlighet som kan forventes av dem. I tillegg forventes det at styremedlemmer alltid handler i selskapets og dets kreditorers interesse når de driver virksomhet, og oppfyller sine juridiske og kontraktsmessige forpliktelser. I den forbindelse veier retten opp tilgjengelig informasjon, selskapets art og den spesifikke situasjonen der beslutningen ble tatt.

Alvorlig bebreidelse som terskel

Ikke alle feil fører til ansvar. I Staleman/Van de Ven-dommen (ECLI:NL:HR:1997:ZC2243) slo Høyesterett fast at bare alvorlig skyld kan føre til ansvar. Denne høye terskelen respekterer styremedlemmers politiske frihet og forhindrer at ethvert ugunstig resultat fører til ansvar i ettertid. Rettspraksis har ytterligere definert begrepet «riktig»: et styremedlem forventes å handle som et rimelig handlende og erfarent styremedlem som under samme omstendigheter ville ha avstått fra å ta samme beslutning.

Ved vurderingen av om det kan reises en tilstrekkelig alvorlig bebreidelse, veier retten alle sakens omstendigheter opp mot hverandre. I den forbindelse spiller rimelighetskriteriet en betydelig rolle for om styremedlemmets handlinger kan anses som alvorlig klanderverdige. Begrepet «alvorlig bebreidelse» betyr at styremedlemmets handlinger eller unnlatelser er så uaktsomme at et styremedlem med rimelighet ikke ville ha begått dem. Relevante faktorer inkluderer arten av aktivitetene som utføres av den juridiske enheten, risikoene som generelt følger av disse aktivitetene, oppgavefordelingen i styret, eventuelle retningslinjer, informasjonen som er tilgjengelig eller burde ha vært tilgjengelig for styremedlemmet, og måten styret med rimelighet kunne ha kommet til sin beslutning på under de gitte omstendighetene.

Kollektivt ansvar

Ved et flerleders styre gjelder prinsippet om kollektivt ansvar. I prinsippet gjør mangelfull ledelse fra ett styremedlem alle medstyremedlemmer solidarisk ansvarlige for hele skaden. Dette stammer fra deres felles ansvar for selskapets overordnede politikk. Det er derfor svært viktig at internkontroll og risikostyring i organisasjonen er i orden for å forhindre mangelfull ledelse og ansvar.

Et individuelt styremedlem kan frikjenne seg selv ved å vise at vedkommende ikke personlig har skylden, og at vedkommende ikke har vært uaktsom i å iverksette tiltak for å avverge konsekvensene av den upassende ledelsen. Denne muligheten for frikjennelse er imidlertid begrenset når det gjelder oppgaver som iboende er kollegiale, som for eksempel økonomisk tilsyn eller risikostyring. Styrets kollektive ansvar er direkte knyttet til hvordan interne systemer og prosedyrer fungerer. Styrevedtekter som fordeler oppgaver, fritar ikke de andre styremedlemmene fra deres kollektive ansvar for slike kjerneforpliktelser, som for eksempel overholdelse av juridiske og kontraktsmessige forpliktelser.

Kollektivt ansvar er et viktig poeng: rettspraksis viser at i omtrent 40 % av interne krav er kollegialt ansvar avgjørende for utfallet av saken.

Praktiske anvendelsesområder

Internt styremedlems ansvar manifesterer seg i spesifikke situasjoner som kan påvirke ethvert styre. Det er svært viktig at orden i selskapet innen risikostyring og internkontroll ivaretas på en forsvarlig måte for å forhindre upassende ledelse og ansvar. Når de driver virksomhet, har styremedlemmer et ansvar for å handle varsomt i selskapets og kreditorenes interesse. Beslutninger om risikostyring og eventuelle avvik fra interne retningslinjer er direkte knyttet til aktsomheten og ansvarlige policyvalg i organisasjonen. Praksis viser at visse atferder og unnlatelser systematisk fører til ansvarskrav. De vanligste risikoområdene diskuteres nedenfor.

Risikostyring og internkontroll

En direktør er forpliktet til å etablere tilstrekkelige systemer for risikostyring og internkontroll. Disse forpliktelsene betyr at direktørene må sørge for at systemene og prosedyrene er i orden for å forhindre feilaktig styring og ansvar. Ordenskap i risikostyring og internkontroll er viktig, fordi fravær eller funksjonsfeil i disse systemene kan føre til dårlig styring og personlig ansvar. Systemenes art og omfang avhenger av selskapets størrelse og kompleksitet, men fullstendig fravær vil nesten helt sikkert føre til alvorlig kritikk.

Strukturell uaktsomhet i økonomisk forvaltning er et klassisk eksempel på tilsynelatende upassende ledelse. Dersom administrasjonen er så mangelfull at ledelsen ikke har tilstrekkelig oversikt over selskapets økonomiske stilling, vil det være vanskelig for vedkommende styremedlem å forsvare seg. Ikke bare selskapet, men også tredjeparter eller kreditorer kan bli stilt for ulempe som følge av dette. Retten vil legge til grunn at en rimelig handlende styremedlem i det minste ville ha sørget for at tallene var pålitelige.

Eksempler på upassende administrasjon inkluderer:

• Bedrageri
• Bruk av ressurser til private formål
• Uansvarlige risikoer
• Uaktsomhet i viktige forsikringssaker

Avgjørelser uten tilstrekkelig forskning

Ledelsesavgjørelser krever tilstrekkelig forberedelse. Før viktige avgjørelser tas, må ledere informere seg om relevante fakta og risikoer. Styremedlemmer har plikt til å gjennomføre grundige undersøkelser før de tar avgjørelser. En avgjørelse tatt uten noen form for undersøkelse kan føre til alvorlig kritikk hvis resultatet er ugunstig. En dårlig gjennomtenkt avtale med stor økonomisk innvirkning uten markedsundersøkelser kan føre til alvorlig kritikk.

Et annet eksempel gjelder investeringsbeslutninger der grunnleggende due diligence har blitt neglisjert. Selv om retten er motvillig til å vurdere forretningsbeslutninger i ettertid, blir måten en direktør kommer frem til sin beslutning på faktisk vurdert. Slike beslutninger kan være til ulempe ikke bare for selskapet, men også for tredjeparter eller kreditorer. Å ignorere klare varseltegn eller unnlate å utføre åpenbar research bryter gjennom beskyttelsen som normalt tilbys av den høye terskelen.

Brudd på interne regler

Brudd på lovbestemmelser og interne retningslinjer kan føre til ansvar. Det er svært viktig at det opprettholdes orden i interne regler og prosedyrer i selskapet for å forhindre uforsvarlig ledelse og ansvar. Styremedlemmer har en plikt til å overholde lovbestemmelser og andre kontraktsmessige forpliktelser. En situasjon der et styremedlem ignorerer lovbestemte godkjenningskrav fra generalforsamlingen for viktige beslutninger er et slående eksempel på dette. Tross alt inneholder vedtektene reglene som styret skal operere innenfor.

Å handle med en interessekonflikt uten å opplyse om dette til andre styremedlemmer eller aksjonæren skaper også ansvarsrisiko. Brudd på interne regler kan føre til at selskapet eller tredjeparter blir ufordelaktig stilt, for eksempel fordi de lider skade som følge av upassende ledelse. En styremedlem som setter sine egne interesser foran selskapets, gjør seg sårbar for et krav i henhold til paragraf 2:9 i den nederlandske sivilloven. Dette gjelder også situasjoner der selskapets eiendeler tas ut for personlig vinning.

Når oppstår ansvar?

Fastsettelsen av ansvar i henhold til artikkel 2:9 i den nederlandske sivilloven krever nøye vurdering av flere betingelser. Ikke alle mangler vil føre til et vellykket krav. Et selskap som ønsker å holde sin direktør ansvarlig, må oppfylle en betydelig bevisbyrde. Det må påvises at selskapet eller tredjeparter faktisk har lidt skade som følge av direktørens handlinger eller unnlatelser. Styremedlemmer har plikt til å utføre sine plikter med tilbørlig aktsomhet og i selskapets interesse. Manglende overholdelse av disse pliktene kan føre til ansvar. I tillegg krever ansvar at de juridiske kravene til ansvar er oppfylt.

Vurdering av feilaktig forvaltning

Retten vurderer om det har vært upassende tjenesteutførelse ved å sammenligne styremedlemmets handlinger med hva som kunne forventes av en styremedlem med rimelighet under lignende omstendigheter. Rimelighetskriteriet spiller en viktig rolle i denne vurderingen, hvor det undersøkes om handlingene er alvorlig culpøse. Begrepet «upassende ledelse» viser til handlinger eller unnlatelser som ikke oppfyller den aktsomhetsstandarden som kan forventes av en styremedlem. Det finnes ingen juridisk presumsjon om upassende ledelse; selskapet må vise at standarden er brutt.

Overdreven risiko uten avbøtende tiltak kan føre til ansvar. Entreprenørskap innebærer risiko, men grunnlaget som disse risikoene aksepteres på må være forsvarlig. Feil ledelse kan føre til at selskapet eller tredjeparter blir stilt for ulempe som følge av handlinger eller unnlatelser fra styrets side. En styrets side som setter hele selskapet på spill uten risikospredning eller exitstrategi, kan handle upassende.

Trinn i ansvarssaker

Ansvarssaker følger et fast system. I saker som gjelder internt styremedlemsansvar i henhold til paragraf 2:9 i den nederlandske sivilloven, må partene ta sin bevisplikt alvorlig for å underbygge sine standpunkter:

1. Fastsettelse av skade — Selskapet må konkret vise at det har lidt skade og kvantifisere denne skaden. Dette kan innebære situasjoner der selskapet eller tredjeparter har blitt skadet av direktørens handlinger eller unnlatelser. I praksis varierer skadebeløpene fra titusenvis til millioner av euro, avhengig av selskapets størrelse og påstandens art.
2. Årsakssammenheng — Det må være tilstrekkelig sammenheng mellom direktørens handlinger og den lidte skaden. Bevisbyrden for dette ligger hos selskapet.
3. Alvorlig skyld — Selskapet må bevise at direktøren har alvorlig skyld. Dette er fokuset i mange saksbehandlinger og krever en analyse av alle relevante omstendigheter.
4. Frikjennelse — Den aktuelle direktøren gis mulighet til å vise at han ikke er personlig skyld i saken, eller at han har tatt tilstrekkelige tiltak. Ved kollektive oppgaver er denne muligheten begrenset.

Ekspertundersøkelser spiller jevnlig en rolle, spesielt i komplekse økonomiske saker eller når spesifikk bransjekunnskap er nødvendig. Juridiske kostnader kan være betydelige, noe som noen ganger fører til at partene inngår forlik. Praktisk erfaring viser at vellykkede krav i omstridte saker er sjeldne – anslått til mindre enn 20–30 % – selv om bobestyrere ofte tar rettslige skritt i konkurssaker.

Sammenligning av internt vs. eksternt ansvar

Skillet er relevant i praksis: et selskap som ønsker å holde sin direktør ansvarlig for skade på seg selv, vil anlegge sak på grunnlag av artikkel 2:9 i den nederlandske borgerloven. Dette innebærer skade på selve selskapet, mens det ved eksternt ansvar er tredjeparter eller kreditorer som blir skadelidende av direktørens handlinger eller unnlatelser. Kreditorer som holder direktøren ansvarlig for skade på deres krav, baserer saken sin på eksternt grunnlag. Ved konkurs kan bobestyreren følge begge ruter, avhengig av skadens art.

Ved eksternt ansvar spiller direktøren ofte også en rolle som selskapets debitor, hvorved han er ansvarlig for å oppfylle forpliktelsene overfor kreditorene. Unnlatelse av å oppfylle disse forpliktelsene, som å ikke betale gjeld i tide eller ikke informere kreditorene riktig, kan føre til personlig ansvar for direktøren.

Vanlige problemer og løsninger

Praksis viser tilbakevendende mønstre i situasjoner som fører til internt styreansvar. Det er svært viktig at prosedyrer og internkontroll er på plass for å forhindre upassende ledelse. Styremedlemmer må nøye oppfylle sine juridiske og kontraktsmessige forpliktelser. Mangelfull informasjonsgivning kan føre til at selskapet eller tredjeparter blir stilt i en ulempe. Å erkjenne disse fallgruvene gjør det mulig for styremedlemmer å iverksette forebyggende tiltak.

Utilstrekkelig informasjonsgivning til medstyremedlemmer

Dersom én styremedlem holder tilbake relevant informasjon fra sine medstyremedlemmer, kan alle bli ansvarlige for eventuell skade som følge av dette. Å holde tilbake informasjon kan føre til at selskapet eller tredjeparter blir ugunstig stilt, for eksempel fordi de ikke er i stand til å reagere på risikoer i tide eller fordi forpliktelser ikke oppfylles. Styremedlemmer har en plikt til å informere sine medstyremedlemmer fullt og rettidig om alle relevante fakta og utviklinger. Medstyremedlemmer vil finne det vanskelig å frikjenne seg selv hvis de ikke har tatt en aktiv tilnærming til å samle inn informasjon.

Løsning: Implementer formelle rapporteringskrav der hvert styremedlem regelmessig rapporterer skriftlig om sin portefølje. Dokumenter styremøtene nøye og registrer hvilken informasjon som ble delt og når. Styrevedtekter som inneholder minimumskrav for informasjonsdeling gir grunnlag for senere diskusjoner om hvem som visste hva.

Mangelfull oppfølging av hendelser

Manglende tilstrekkelig oppfølging når problemer oppstår, kan i seg selv være en alvorlig kritikk. Det er svært viktig at det opprettholdes orden i organisasjonen slik at hendelser følges opp på en strukturert og effektiv måte. Styremedlemmer har plikt til å følge opp hendelser på en rettidig og korrekt måte og til å oppfylle sine juridiske og kontraktsmessige forpliktelser. Dette gjelder spesielt situasjoner der vesentlige svakheter i forretningsdriften identifiseres, men ikke håndteres.

Løsning: Etabler eskaleringsprosedyrer som bestemmer hvordan hendelser etterforskes, rapporteres og løses. Etabler etterforskningsforpliktelser og overvåk implementeringen av disse. Når et problem er identifisert, dokumenter tiltakene som er iverksatt for å beskytte den juridiske enheten mot fremtidige krav.

Villedende risikokommunikasjon

Feil eller ufullstendig kommunikasjon om risikoer til aksjonærer, styremedlemmer eller andre interessenter kan også føre til ansvar. Dette gjelder spesielt når risikoer bagatelliseres eller skjules. Villedende kommunikasjon kan føre til at selskapet eller tredjeparter blir ufordelaktig stilt, for eksempel fordi de tar feil beslutninger basert på feil informasjon. Styremedlemmer har plikt til å gi nøyaktig og fullstendig informasjon og være transparente om relevante risikoer.

Løsning: Sørg for nøyaktig risikoopplysning i alle relevante dokumenter og presentasjoner. Unngå å presentere situasjonen i et mer gunstig lys enn det som er berettiget. Hvis du er i tvil om hvor vesentlig en risiko er, bør du søke juridisk rådgivning fra spesialister. Åpenhet forhindrer senere anklager om bedrag.

Konklusjon og neste steg

Internt styremedlemsansvar i henhold til paragraf 2:9 i den nederlandske sivilloven er basert på to søyler: upassende utførelse av plikter og alvorlig skyld. Det er svært viktig at selskapets systemer og prosedyrer er i orden slik at risikoer identifiseres og håndteres i tide. Styremedlemmer må nøye oppfylle sine juridiske og kontraktsmessige forpliktelser. Feil ledelse kan føre til at selskapet eller tredjeparter blir ufordelaktig stilt, noe som kan føre til ansvar for styremedlemmet. Den høye terskelen beskytter styremedlemmer mot ansvar for normale forretningsbeslutninger som ender ugunstig, men gir ikke immunitet for åpenbart uaktsom eller klanderverdig oppførsel.

Kollektivt ansvar betyr at andre styremedlemmer kan være solidarisk ansvarlige, selv om de ikke var direkte involvert i handlingen som forårsaket skaden. Høyesterett har også avgjort at standarden for internt ansvar også gjelder når en individuell aksjonær holder et styremedlem ansvarlig. Fritakelse er mulig, men begrenset, spesielt i tilfeller av iboende kollegiale oppgaver som finanstilsyn.

Spesifikke handlingspunkter for direktører:

1. Sørg for tilstrekkelige administrative systemer som genererer pålitelig informasjon i tide
2. Dokumentere beslutningstaking og informasjonen som beslutningene er basert på
3. Overhold strengt lovbestemmelser og interne godkjenningskrav
4. Implementer formelle rapporterings- og eskaleringsprosedyrer i styret
5. Vurder D&O-forsikring som ekstra beskyttelse

For ytterligere innsikt er temaene eksterne styremedlemmers ansvar ved konkurs (paragraf 2:138/248 i den nederlandske sivilloven) og ansvar basert på ulovlige handlinger (paragraf 6:162 i den nederlandske sivilloven) relevante. Disse prinsippene kan gjelde parallelt med internt ansvar og krever hver sin egen analyse.

Ytterligere kilder

Relevant rettspraksis:

• Høyesterett 10. januar 1997, ECLI:NL:HR:1997:ZC2243 (Staleman/Van de Ven) – grunnleggende dom om kriteriet om alvorlig skyld; denne saken gjelder spørsmålet om når en direktør kan holdes internt ansvarlig for upassende ledelse.
• Næringskammerets avgjørelser om undersøkelsesprosedyrer som kan danne det faktiske grunnlaget for krav i henhold til artikkel 2:9

Kodeks for selskapsstyring:

• Bestemmelser om risikostyring og internkontrollsystemer (bestemmelser om beste praksis for styrets oppgaver og arbeidsmetoder)
• Anbefalinger om informasjonsutveksling mellom styret og representantskapet

Praktiske verktøy:

• Sjekkliste over ledelsesansvar per møte
• Mal for forvaltningsreglement med oppgavefordeling og rapporteringsplikter
• Fremgangsmåte for registrering av interessekonflikter