I henhold til artikkel 3:15a i den nederlandske sivilloven (BW) har en elektronisk signatur samme juridiske virkning som en håndskrevet signatur. For en kvalifisert elektronisk signatur følger dette direkte av loven; en avansert eller enkel elektronisk signatur har bare denne virkningen dersom signeringsmetoden var tilstrekkelig pålitelig, gitt formålet med signaturen og alle andre omstendigheter.
Nederlandsk og europeisk lov foreskriver derfor ikke en teknologi. De setter en pålitelighetsstandard som må samsvare med det som står på spill. Enkelte transaksjoner, som overføring av et hus eller aksjer i et privat aksjeselskap (BV), kan ikke signeres elektronisk i det hele tatt fordi de krever en notarialhandling.
Innholdsfortegnelse
Hvorfor er pålitelighetsstandarden viktig?
En svak signatur gjør sjelden en kontrakt ugyldig, men den svekker bevisene dine. I henhold til artikkel 6:217 i BW dannes en kontrakt ved tilbud og aksept, og i de fleste tilfeller er det ikke nødvendig med noen signatur i det hele tatt.
Det en svak signatur koster deg er din posisjon i retten. Hvis den andre parten nekter å signere, og din eneste dokumentasjon er en e-postadresse og et klikk, må du bevise at denne personen signerte og hadde til hensikt å være bundet. I henhold til artikkel 159(2) i den nederlandske sivilprosessloven (Rv) beviser en signert privat skjøte ingenting så lenge den nektede signaturen ikke er sporet tilbake til underskriveren.
Innsatsen du legger ned i autentisering bør derfor følge eksponeringen av dokumentet. En intern godkjenning, en rutinemessig ordrebekreftelse og en femtenårig leieavtale trenger ikke samme nivå. Vår merknad om juridiske samsvarsforpliktelser setter dette i et større bilde.
Hvilke europeiske og nederlandske regler gjelder?
Grunnlaget er forordning (EU) nr. 910/2014, eIDAS-forordningen, hvis regler om elektroniske signaturer har gjeldt siden 1. juli 2016. Artikkel 3:15a BW viser til denne forordningen og knytter den til nederlandsk bevisrett.
eIDAS-forordningen bestemmer at en signatur ikke kan nektes rettsvirkning eller gyldighet som bevis bare fordi den er elektronisk eller fordi den ikke er kvalifisert. En kvalifisert elektronisk signatur har samme rettsvirkning som en håndskrevet signatur i alle EU-medlemsstater.
Forordning (EU) 2024/1183, som trådte i kraft 20. mai 2024, endret eIDAS-forordningen og introduserte den europeiske digitale identitetslommeboken. Medlemslandene må tilby lommeboken fra rundt slutten av 2026, og det forventes at den vil bli en vanlig måte å bevise identiteten din på når du signerer.
Hva sier artikkel 3:15a i BW?
Artikkel 3:15a i BW gir en kvalifisert signatur samme virkning som en håndskrevet. En avansert eller enkel elektronisk signatur har samme virkning bare dersom metoden som ble brukt var tilstrekkelig pålitelig, gitt formålet med signaturen og alle andre omstendigheter i saken.
En enkel signatur er derfor ikke ugyldig. Den er ubevist inntil du beviser den, og retten avgjør om metoden var pålitelig nok for dette dokumentet. I forretningskontrakter kan man på forhånd avtale hvilken signeringsmetode begge parter aksepterer, noe som gjør en senere tvist om pålitelighet mindre sannsynlig.
Når er den elektroniske ruten stengt?
Noen transaksjoner krever en notarialdokumentasjon og kan ikke fullføres med noen elektronisk signatur. Overføring av fast eiendom krever en notarialdokumentasjon i henhold til artikkel 3:89 i BW, og overføring av aksjer i en BV krever en dokumentasjon utført av en nederlandsk notarius publicus i henhold til artikkel 2:196 i BW.
En ektepakt og et testament følger samme notarialrute; en notar er ikke valgfri der. Der loven kun krever en skriftlig kontrakt, godtar artikkel 6:227a i BW en elektronisk kontrakt dersom den kan konsulteres av partene, dens autentisitet er tilstrekkelig garantert, og tidspunktet for inngåelsen og partenes identitet kan fastslås med tilstrekkelig sikkerhet.
Artikkel 6:227a(2) i BW utelukker kontrakter der loven krever involvering av en domstol, et offentlig organ eller en fagperson med et offentlig oppdrag. Så det første trinnet er alltid å sjekke om dokumentet ditt trenger en notarius publicus, trenger skriving eller ikke trenger noen av delene.
Hva er de tre signaturnivåene verdt?
eIDAS-forordningen skiller mellom tre nivåer, og forskjellen handler om bevis. En enkel elektronisk signatur er alle elektroniske data som brukes til å signere: et skrevet navn, et klikk på en «godta»-knapp eller et skannet bilde av en signatur.
En avansert elektronisk signatur er unikt knyttet til underskriveren, identifiserer vedkommende, opprettes med data under underskriverens fulle kontroll og er knyttet til dokumentet slik at eventuelle senere endringer kan oppdages. En kvalifisert elektronisk signatur er en avansert signatur laget med en kvalifisert signaturopprettingsenhet og basert på et kvalifisert sertifikat fra en tillitstjenesteleverandør på EUs tillitsliste.
Bare den kvalifiserte signaturen er likestilt med en håndskrevet signatur i henhold til loven. For de to andre nivåene anvender retten pålitelighetstesten i artikkel 3:15a i BW. Bruk enkle signaturer der eksponeringen er liten og forholdet er avgjort; bruk minst en avansert signatur for kontrakter med høy verdi eller langsiktige kontrakter og for ukjente motparter.
Hva beviser en signatur i nederlandske rettssaker?
En signert privat skjøte (onderhandse akte) gir overbevisende bevis (dwingend bewijs) mellom partene for uttalelsene den inneholder, i henhold til artikkel 157(2) Rv. Hvis den andre parten bestemt benekter signaturen, fratar artikkel 159(2) Rv denne beviskraften inntil du beviser hvor signaturen kommer fra.
Med en kvalifisert signatur er dette beviset enkelt fordi sertifikatet og revisjonsdataene identifiserer signataren. Med en enkel signatur avhenger alt av hva signeringsplattformen din registrerte på det tidspunktet. Denne registreringen kan ikke gjenoppbygges senere.
Hvordan beviser man identitet, hensikt og integritet?
Du beviser identitet med det prosessen registrerer før signaturen brukes. En e-postlenke beviser kun kontroll over en postkasse; en annen faktor via telefon, en bekreftet banktransaksjon, en ID-sjekk via video eller et kvalifisert sertifikat hever alle nivået og etterlater en registrering.
Der flere personer deler én avdelingspålogging, beviser prosessen ingenting om hvilken person som signerte. Dette er en tilbakevendende svakhet i ansettelses- og anskaffelsesfiler, og det er akkurat det punktet en domstol vil teste i henhold til artikkel 159(2) i Rv.
Intensjon vises gjennom handlingen: å åpne dokumentet, bla gjennom det og velge å signere den presenterte versjonen. En plattform som registrerer dokumentets hash, tidspunktet, autentiseringen som brukes og rekkefølgen av trinn gir deg dette beviset. Integritet er den tekniske siden: et forseglet dokument viser eventuelle senere endringer, så en korrigering etter signering krever en ny signeringsrunde.
Hvor lenge bør du oppbevare revisjonssporet?
Oppbevar revisjonssporet sammen med det signerte dokumentet i minst oppbevaringsperioden for de underliggende dokumentene. I henhold til artikkel 52(4) i den generelle skatteloven (AWR) må bedrifter oppbevare sine skatterelevante dokumenter i syv år.
Revisjonssporet skal vise hvem som ble invitert, hvem som åpnet dokumentet, hvordan de autentisert seg, når de signerte og valideringsresultatet av et eventuelt sertifikat på signeringstidspunktet. Sertifikater utløper, så en signatur forblir verifiserbar i etterkant bare hvis valideringen ble registrert da den ble gjort.
Hvor går det galt med elektroniske signaturer?
De fleste feil følger fire mønstre. Det første er et misforhold mellom autentiseringen som brukes og verdien av dokumentet, for eksempel en klikksignatur på en kontrakt verdt et års omsetning.
Det andre er en delt postboks eller pålogging, som gjør det umulig å koble signaturen til en person. Det tredje er en signatar uten fullmakt til å binde selskapet: sjekk hvem som kan representere selskapet i handelskammeret (KVK) handelsregister før signering, ikke etterpå. Den fjerde er en ufullstendig registrering, der plattformabonnementet avsluttes og revisjonsdataene forsvinner med den.
Før du signerer en kontrakt , bli enige om hvilket signaturnivå dokumentet trenger og hvem på hver side som kan bruke det. Når noen signerer på vegne av en annen person, dokumenter fullmakten like nøye som selve signaturen.
Hvilke dokumenter trenger spesiell oppmerksomhet?
Enkelte klausuler er bare gyldige dersom de er skriftlig avtalt. I henhold til artikkel 7:652(2) i BW må en prøvetid avtales skriftlig, og i henhold til artikkel 7:653 i BW er en konkurranseklausul bare gyldig dersom den er skriftlig avtalt med en voksen ansatt.
En arbeidsavtale inngått via en HR-portal oppfyller dette kravet om skriftlig form bare dersom den oppfyller artikkel 6:227a i BW: arbeidstakeren kan konsultere teksten og signeringstidspunktet kan fastslås. For motparter utenfor EU, sjekk om signaturen vil bli gjenkjent der, ettersom ekvivalensregelen i eIDAS-forordningen bare gjelder EU.
Hvordan setter man opp en signeringsprosess som holder?
En gjennomførbar signeringspolicy får plass på én side. Sorter dokumentene dine i tre nivåer, koble hvert nivå til et signaturnivå, navngi hvem som kan signere på hvert nivå, arkiver revisjonssporet med dokumentet, og oppgi transaksjonene som må gå til en notarius publicus i henhold til artikkel 3:89 og 2:196 i BW.
Test policyen mot dine egne standardkontrakter og mot kontraktene dine største motparter ber deg om å signere. Den andre gruppen bærer vanligvis størst risiko, fordi du ikke kontrollerer signeringsplattformen deres eller dens registreringer.
Hva bør du sjekke før du bruker en elektronisk signatur?
Enten du signerer eller ber noen andre om å signere, gjelder de samme kontrollene. Gjør dem før signeringsrunden starter.
- Sjekk om dokumentet trenger en notarial bekreftelse (fast eiendom, BV-aksjer) eller kun skriftlig form i henhold til artikkel 6:227a i BW.
- Velg signaturnivået (enkelt, avansert eller kvalifisert) som samsvarer med kontraktens verdi og varighet.
- Sjekk inn KVK handelsregisteret at hver underskriver kan representere selskapet.
- Sørg for at plattformen registrerer identitetskontroller, tidsstempler og dokument-hash.
- Signer kun den endelige versjonen, og sørg for at alle parter får en kopi av det signerte dokumentet.
- Arkiver revisjonssporet med kontrakten i minst sju år.
- For en motpart utenfor EU, bekreft at signaturen vil bli anerkjent i det landet.
Hva kan vi gjøre for deg med elektroniske signaturer?
Våre IT-advokater og kontraktsadvokater jobber med elektronisk signering for bedrifter.
- Vi gjennomgår signeringsreglene deres og kobler hver kontraktstype til riktig signeringsnivå.
- Vi sjekker om en spesifikk kontrakt kan signeres elektronisk eller om det kreves en notarius publicus.
- Vi gjennomgår klausulene som krever skriftlig form, som prøvetid og konkurranseklausuler.
- Vi vurderer revisjonssporet og bevisene når den andre parten benekter å ha signert.
- Vi fører saksbehandling der gyldigheten av en elektronisk signatur er omstridt.
Sammendrag
- I henhold til artikkel 3:15a i BW er en kvalifisert elektronisk signatur likestilt med en håndskrevet signatur; andre elektroniske signaturer er det samme dersom metoden var tilstrekkelig pålitelig.
- Hvis den andre parten benekter en signatur, krever artikkel 159(2) i Rv at du beviser hvor den kommer fra.
- Eiendomsoverføringer og BV-aksjeoverføringer krever en notarialavtale og kan ikke signeres elektronisk.
- Krav til skriftlig form kan oppfylles elektronisk i henhold til vilkårene i artikkel 6:227a i BW.
- Ta vare på revisjonssporet sammen med kontrakten; skatterelevante dokumenter må oppbevares i syv år.
Ofte stilte spørsmål
Er en skannet signatur en elektronisk signatur i henhold til nederlandsk lov?
Ja. Et skannet bilde av en håndskrevet signatur er en enkel elektronisk signatur. I henhold til artikkel 3:15a i BW har den samme virkning som en håndskrevet signatur bare dersom metoden var tilstrekkelig pålitelig under omstendighetene, noe du må bevise dersom signaturen avvises.
Kan jeg signere en arbeidsavtale elektronisk?
Ja. Klausuler som krever skriftlig form, for eksempel en prøvetid (artikkel 7:652 BW) eller en konkurranseklausul (artikkel 7:653 BW), kan avtales elektronisk dersom vilkårene i artikkel 6:227a BW er oppfylt: arbeidstakeren kan konsultere teksten, og tidspunktet og partene kan fastslås.
Kan aksjer i en nederlandsk BV overføres med en elektronisk signatur?
Nei. Artikkel 2:196 i BW krever en skjøte utført for en notarius publicus med base i Nederland. Det samme gjelder for overføring av fast eiendom i henhold til artikkel 3:89 i BW.
Hva skjer hvis den andre parten nekter å signere?
I henhold til artikkel 159(2) i Rv beviser en signert privat skjøte ingenting før du viser hvem signaturen kommer fra. En kvalifisert signatur eller et fullstendig revisjonsspor gjør dette beviset mye enklere.
Er en e-postbekreftelse en signatur?
Det kan være en enkel elektronisk signatur hvis den er ment å signere. I henhold til artikkel 3:15a i BW teller det bare hvis metoden er pålitelig nok for dokumentet og omstendighetene, noe som for alt vesentlig er et tynt grunnlag.
Er en kvalifisert signatur nødvendig for kontrakter?
Sjelden ved lov, men det fjerner argumentet. En kvalifisert signatur har samme virkning som en håndskrevet signatur i henhold til artikkel 25(2) i eIDAS, så påliteligheten er ikke åpen for debatt.
