Registrering av et nederlandsk BV: risikoene du bør unngå når du stifter et selskap

Registrering av et nederlandsk BV innebærer to separate handlinger: en notar undertegner stiftelsesdokumentet, og selskapet blir deretter registrert i handelsregisteret til handelskammeret (KVKFor et privat aksjeselskap (besloten vennootschap, BV) er begge trinnene obligatoriske i henhold til bok 2 i den nederlandske sivilloven. De reelle risikoene i prosessen er ikke formene, men ansvarshullene rundt dem: forpliktelser som inngås før selskapet eksisterer, før det registreres, og etter at det første årsregnskapet er levert for sent.

Hvorfor grunnleggere velger Nederland, og hva det ikke beskytter dem mot

Nederland er en attraktiv base for internasjonale grunnleggere: et stabilt rettssystem, en posisjon i det indre EU-markedet, en engelsktalende arbeidsstyrke og et handelsregister som er raskt og billig å bruke. Ingenting av dette endrer det faktum at nederlandsk selskapsrett setter direktører og grunnleggere i en reell personlig eksponering, og at det meste kan unngås med en times forberedelse.

Stiftelse går raskt. Det som går sakte, og som forårsaker de fleste tvistene vi ser, er alt som omgir det: å signere kontrakter i navnet til et selskap som ennå ikke er stiftet, å handle før KVK registreringen er fullført, valg av et handelsnavn som en annen bedrift allerede bruker, feiltolkning av hvem som teller som en endelig reell eier, og behandling av innlevering av årsregnskapet som en administrativ ettertanke. Hver av disse har en spesifikk juridisk konsekvens, og hver av dem behandles nedenfor.

Din første anløpshavn: KVK

Handelskammeret (Kamer van Koophandel, KVK) fører handelsregisteret der alle nederlandske virksomheter må registreres i henhold til handelsregisterloven av 2007. Det vedlikeholdes av Det nederlandske handelskammeret og det er her bedriften din blir synlig for omverdenen, og hvor motparter, banker og domstoler vil sjekke hvem som er autorisert til å signere på vegne av den. Den engelskspråklige portalen forklarer de juridiske formene, registreringsavtalen og skattekonsekvensene, og å lese den før du snakker med en notar sparer deg for en runde med spørsmål.

Registreringen forsyner også den nederlandske skatte- og tolletaten (Belastingdienst), som utsteder skattenumrene, inkludert MVA-identifikasjonsnummeret. Denne koblingen er automatisk; du søker ikke separat. Vår oversikt over det nederlandske foretaksregisteret forklarer hva registeret inneholder og hvem som kan konsultere det.

Valg av juridisk form og ansvaret som følger med det

Valg av juridisk form er et valg om hvem som betaler når ting går galt. Nederlandsk lov deler forretningsformer inn i de uten juridisk personlighet, hvor gründeren er personlig ansvarlig med alle sine eiendeler, og de med juridisk personlighet, hvor selskapet selv er debitor og personlig ansvar er unntaket snarere enn regelen.

Enkeltmannsforetak (eenmanszaak)

Eenmanszaak er registrert på KVK uten notar og uten vedtekter. Det er ikke en separat juridisk person: entreprenørens forretningsmidler og private eiendeler er ett bo, så en forretningskreditor kan ta regress mot entreprenørens bolig og oppsparte eiendeler, og en privat kreditor mot forretningsmidlene. Hvis entreprenøren er gift eller i et registrert partnerskap i et sameie, kan eksponeringen utvides til partnerens andel av det sameiet. For en konsulent med beskjedne driftskostnader og ingen varelager er denne risikoen håndterbar; for alle som signerer leieavtaler, ansetter ansatte eller har varelager, er den vanligvis ikke det.

Generelt partnerskap (vennootschap onder firma, VOF)

Et VOF er to eller flere personer som driver en virksomhet under samme navn. Det kan opprettes uten notarius publicus, men en skriftlig partnerskapsavtale som omhandler bidrag, beslutningstaking, overskuddsdeling og uttreden anbefales sterkt, fordi uten en slik avtale vil misligholdsreglene avgjøre disse spørsmålene for deg. Ansvarsregelen er nådeløs: i henhold til artikkel 18 i handelsloven er hver partner solidarisk ansvarlig for alle partnerskapets forpliktelser. En kreditor kan derfor inndrive hele gjelden fra partneren med de største lommene, uavhengig av hvem som samtykket i transaksjonen.

Privat aksjeselskap (BV)

BV er en juridisk person i sin egen rett i henhold til artikkel 2:175 i Civil Code. Aksjonærene er ikke personlig ansvarlige for selskapets forpliktelser utover det beløpet de forpliktet seg til å betale for aksjene sine. Siden fleksibiliseringen av BV-loven i 2012 er det ingen lovfestet minimumskapital, så en BV kan stiftes med en nominell utstedt kapital på én eurocent. Det er et lovfestet minimum, ikke et kommersielt et, og det er der den første alvorlige risikoen starter.

Et selskap stiftet uten arbeidskapital er ikke et selskap som følger regelverket og tilfeldigvis er dårlig; det er et selskap hvis styremedlemmer vil bli spurt, hvis det går konkurs, hvorfor de fortsatte å pådra seg forpliktelser de visste at det ikke kunne oppfylle. Finansier selskapet til nivået for det første året med forpliktelser, dokumenter hvordan dette tallet ble kommet frem til, og oppbevar åpningsbalansen. Investorer vil uansett insistere på en BV: aksjer kan utstedes, overføres og gjøres underlagt opsjonsordninger på en måte som er umulig i en eenmanszaak eller en VOF.

Skattekonsekvensene følger også den juridiske formen, og de skiller seg vesentlig mellom et aksjeselskap som er inntektsskattelagt og et BV som er selskapsskattelagt og utbytteskattelagt. Disse beregningene hører hjemme hos en nederlandsk skatterådgiver snarere enn i en juridisk veiledning, og de bør gjøres før skjøtet undertegnes, ikke etter.

Risikoen før selskapet eksisterer: å opptre på vegne av et BV under dannelse

Grunnleggere signerer rutinemessig en leieavtale, bestiller utstyr eller ansetter ansatte mens notarius fortsatt utarbeider kontrakten. Selskapet eksisterer ennå ikke, så noen andre er bundet. Artikkel 2:203 i Civil Code omhandler dette. Handlinger utført på vegne av en stiftet BV binder selskapet bare dersom det uttrykkelig ratifiserer dem etter stiftelse, og inntil ratifiseringen er personene som utførte dem solidarisk ansvarlige.

To ytterligere punkter blir jevnlig oversett. Ansvaret forsvinner ikke bare ved ratifisering: hvis selskapet deretter unnlater å oppfylle sine forpliktelser, og personen som handlet visste, eller med rimelighet burde ha visst, at det ikke ville være i stand til å oppfylle sine forpliktelser, forblir vedkommende ansvarlig. Og ratifisering er en handling som faktisk må utføres; den er ikke automatisk ved stiftelse. Praktisk beskyttelse er enkel. Signer som grunnlegger på vegne av selskapet under stiftelse, erklær det uttrykkelig, behold listen over handlinger før stiftelse, og vedta et styrevedtak som ratifiserer dem på det første styremøtet etter skjøtet.

Risikoen før registrering: artikkel 2:180 paragraf 2

Det andre gapet er kortere, men skarpere. I henhold til artikkel 2:180 i sivilloven må styremedlemmene få selskapet registrert i handelsregisteret og sende inn en autentisk kopi av stiftelsesdokumentet. Inntil denne innleveringen er gjort, er styremedlemmene solidarisk ansvarlige, sammen med selskapet, for enhver rettshandling utført under ledelsen som selskapet er bundet av.

I praksis sender notaren inn registreringen umiddelbart etter at skjøtet er undertegnet, noe som tetter gapet i løpet av få dager. Men hvis selskapet starter handelen i mellomtiden, eller hvis registreringen blir forsinket fordi et dokument mangler, medfører alle kontrakter som inngås i det vinduet personlig styreansvar. Bekreft med notaren at registreringen faktisk er gjort før du sender den første fakturaen.

Få ditt nederlandske selskap registrert

Når den juridiske formen er avgjort, er rekkefølgen for nederlandsk BV-registrering forutsigbar. Du fastsetter et handelsnavn og en nederlandsk forretningsadresse, du instruerer en notarius publicus, stiftelsesdokumentet undertegnes, og selskapet registreres.

Handelsnavn: den KVK sjekk er ikke en klarering

Det er her forventninger og lovverk skiller seg fra hverandre. Registrering av et navn hos KVK gir deg ikke rett til det, og KVK utfører ikke en fullstendig konfliktsøking. Beskyttelsen av handelsnavn kommer fra handelsnavnloven: artikkel 5 forbyr å bruke et handelsnavn som bare avviker litt fra et navn som allerede er lovlig brukt av en annen virksomhet, der det er grunn til å frykte forvirring blant publikum gitt virksomhetenes art og deres beliggenhet. En konkurrent hvis navn du har kommet for nært kan tvinge deg til å endre det, og det faktum at KVK aksepterte at registreringen ikke er noe forsvar.

Så sjekk handelsregisteret og Benelux-varemerkeregisteret før du trykker noe, og ha en kortliste med alternativer. Et navn som er beskrivende for aktiviteten din er lett å registrere og vanskelig å forsvare; et særegent navn er det motsatte.

Den registrerte adressen

En nederlandsk forretningsadresse er nødvendig for registrering, og det må være en reell adresse der selskapet kan nås, ikke bare en postboks. Virtuelle kontorer og forretningssentre brukes rutinemessig og er helt lovlige, forutsatt at leverandøren faktisk tillater registrering på den adressen og videresender offisiell post. Bekreft dette skriftlig før du signerer kontorkontrakten: korrespondanse fra Skatte- og tollvesenet eller en namsmann som aldri blir innhentet, teller fortsatt som gyldig forkynt.

Notarius publicus' rolle

En nederlandsk notar (notaris) er en offentlig embetsinnehaver utnevnt ved kongelig resolusjon, ikke bare et vitne. For en BV utarbeider og undertegner notaren stiftelsesdokumentet som inneholder vedtektene, verifiserer identiteten til grunnleggere og styremedlemmer, kontrollerer det tiltenkte navnet og håndterer i nesten alle tilfeller den første registreringen hos KVKSkjøter utføres på nederlandsk, og en oversettelse eller en tospråklig versjon kan ordnes der grunnleggerne ikke leser nederlandsk.

For å gjøre avtalen effektiv, ha tre ting klare: gyldig legitimasjon for hver grunnlegger og direktør; nylig bevis på privatadresse for hver av dem; og selskapsopplysninger, det vil si det tiltenkte navnet, den nederlandske forretningsadressen, aksjestrukturen og en beskrivelse av aktivitetene. Dokumenter som stammer fra utlandet må vanligvis legaliseres eller apostilleres, og det er den vanligste årsaken til forsinkelser.

Stiftelsesdokumentet og KVK entry

Skjøtet fullbyrdes i det øyeblikket BV-en blir en juridisk person. Notarius publicus sender deretter skjøtet og registreringsopplysningene til KVK, som registrerer selskapet i handelsregisteret og utsteder KVK nummer som må fremgå av fakturaer og forretningskorrespondanse. Belastingdienst varsles samtidig og utsteder skattenumrene.

Tabellen nedenfor viser den vanlige rekkefølgen. Periodene er indikasjoner fra praksis, ikke lovbestemte vilkår; den eneste harde regelen er at styremedlemmene må søke om registrering uten forsinkelse etter skjøtet.

UBO-registeret: hvem må deklareres og hvem kan se det

Alle nederlandske BV, NV, partnerskap og stiftelser må registrere sine reelle eiere. En UBO er en fysisk person som i siste instans eier eller kontrollerer enheten, og standardindikatoren er en direkte eller indirekte eierandel på mer enn tjuefem prosent av aksjene, stemmerettene eller eierinteressen, eller kontroll på andre måter, for eksempel retten til å utnevne eller avskjedige flertallet av styret. Hvis ingen slik person kan identifiseres, registreres de lovbestemte styremedlemmene som pseudo-UBO-er. Å registrere ingen er ikke et alternativ.

Ett punkt i eldre veiledning er nå feil: UBO-registeret er ikke et offentlig register. Etter dommen fra EU-domstolen av 22. november 2022 i sakene om det luxembourgske forretningsregisteret, som opphevet plikten til å gi allmennheten tilgang til informasjon om reelt eierskap, stengte Nederland offentlig tilgang til registeret. Det er fortsatt fullt tilgjengelig for kompetente myndigheter og den finansielle etterretningsenheten, og institusjoner med forpliktelser i henhold til loven om hvitvasking av penger og terrorfinansiering (forebygging) konsulterer det som en del av sin klientkontroll. Registrering er derfor fortsatt obligatorisk; bare hvem som kan se har endret seg.

Erklæringen gis vanligvis gjennom notarius publicus ved stiftelse, men ansvaret for nøyaktigheten er enhetens eget, og det er et løpende ansvar: en endring i aksjeposten eller kontrollen må varsles. Håndheving er en sak for Bureau Economische Handhaving, og sanksjonene spenner fra en administrativ straff til strafferettslig håndheving i henhold til loven om økonomiske lovbrudd. Bakgrunn om det underliggende rammeverket er beskrevet i vår veiledning til hvitvaskingsregler i Nederland.

Etter registrering: forpliktelsene som skaper styremedlemsansvar

Registrering av et nederlandsk BV er starten på compliance-syklusen, ikke slutten på den, og de årlige forpliktelsene er de som har betydning. Et BV må føre registre som gjør det mulig å se sine rettigheter og forpliktelser når som helst i henhold til artikkel 2:10 i Civil Code, må utarbeide årsregnskap og må sende dem inn til handelsregisteret i henhold til artikkel 2:394. Innleveringsfristen er senest tolv måneder etter regnskapsårets slutt, og for de fleste selskaper kan aksjonærene forkorte denne fristen betraktelig ved å vedta regnskapet tidligere.

Å misligholde denne fristen er ikke et papirarbeidsproblem. Hvis selskapet senere blir erklært konkurs, bestemmer artikkel 2:248 paragraf 2 i Civil Code at manglende overholdelse av bokføringsplikten i artikkel 2:10 eller innleveringsplikten i artikkel 2:394 utgjør mangelfull utførelse av ledelsesoppgaven, og det antas da at denne mangelfulle ledelsen var en viktig årsak til konkursen. Styremedlemmene er ansvarlige for underskuddet i boet med mindre de kan motbevise denne presumsjonen, noe som er vanskelig og kostbart. Bare et mindre mislighold kan sees bort fra.

Tre ytterligere ansvarsruter er verdt å kjenne til før du aksepterer et styreverv.

• Internt ansvar, artikkel 2:9. Et styremedlem er ansvarlig overfor selskapet for upassende utførelse av plikter der det kan rettes alvorlig personlig bebreidelse. Dette er veien selskapet selv, eller et etterfølgende styre, tar.
• Utdelinger, artikkel 2:216. Et utbytte, en tilbakebetaling av kapital eller et tilbakekjøp av aksjer krever godkjenning fra styret, som må nekte det dersom det vet eller med rimelighet burde forutse at selskapet ikke vil være i stand til å fortsette å betale sin forfalte gjeld. Styremedlemmer som likevel godkjenner, er ansvarlige for det resulterende underskuddet, og mottakeren må kanskje betale tilbake.
• Erstatningsrett overfor en kreditor, artikkel 6:162. En styremedlem som inngår en forpliktelse på vegne av selskapet mens vedkommende vet, eller med rimelighet må forstå, at selskapet ikke vil være i stand til å oppfylle sine forpliktelser og ikke vil tilby noen regress, begår en urettmessig handling mot vedkommende kreditor personlig.

Ved siden av disse går momsmeldinger og selskapsskattemeldinger etter sin egen lovpålagte syklus, og en direktør som ikke melder fra om selskapets manglende evne til å betale skatt og trygdeavgift i tide, står overfor et separat ansvarsregime i henhold til skatteoppkrevingsloven. Det praktiske svaret er lite spennende og effektivt: en regnskapsfører fra måned én, en kalender med innleveringsdatoer og et styre som leser tallene før det godkjenner noe.

Endringer må registreres etter hvert som de skjer

Registreringen i handelsregisteret er en levende oversikt. En ny direktør, en oppsigelse, en adresseendring, en endring i beskrivelsen av aktiviteter og en endring i eierstrukturen må alle varsles. Tredjeparter har rett til å stole på det registeret sier: et selskap som lar en avgått direktør registreres som signaturfullmektig, kan være bundet av den personens handlinger. Å holde registreringen oppdatert er den billigste risikokontrollen som er tilgjengelig for et nederlandsk selskap.

Kostnader og kapital: hva loven krever og hva praksis krever

Kostnaden ved å stifte et BV består av notargebyret, engangsgebyret KVK tinglysingsavgift og eventuelle råd du tar. Notargebyrer er ikke regulert og varierer med strukturens kompleksitet, antall aksjonærer, om et tospråklig skjøte er nødvendig og hvor raskt du trenger det, så be to eller tre notarer om et skriftlig tilbud som angir hva som er og ikke er inkludert. KVK Gebyret fastsettes av Handelskammeret og publiseres på nettstedet dets nettsted; det er beskjedent og betales én gang.

Kapital er det grunnleggerne oftest gjør feil. Som nevnt ovenfor er det lovpålagte minimumskravet ubetydelig, men en bank som åpner en bedriftskonto vil gjennomføre sin egen klientgjennomgang i henhold til hvitvaskingsreglene, og den vil ønske at KVK utdrag, vedtektene, identifikasjon for hver styremedlem og UBO, og en sammenhengende forklaring av finansieringskilden og den tiltenkte aktiviteten. Et selskap uten substans og finansiering blir avvist. Utarbeid denne filen samtidig som skjøtet i stedet for etterpå.

Hvis du skal finne ut hvor en nederlandsk enhet passer inn i en større gruppe, er det et juridisk spørsmål med en skattedimensjon, og skattesiden hører hjemme hos en nederlandsk skatterådgiver. Det vi kan fortelle deg er hvilken juridisk form som bærer hvilket ansvar, hva vedtektene bør si om aksjeoverføring, styrebeslutninger og fastlåst situasjon for aksjonærer, og hva du godtar som styremedlem. Våre selskapsrettslige veiledninger samler de underliggende reglene.

Hva vedtektene skal avgjøre før skjøtet signeres

Vedtektene utarbeides én gang og regulerer selskapet for hele dets levetid, og standardmalen en notar tilbyr er skrevet for det enkleste mulige selskapet. Der det er mer enn én aksjonær, fortjener fire spørsmål et svar før undertegnelsen snarere enn under den første argumentasjonen.

Det første er overføring av aksjer. Nederlandsk lov pålegger ikke lenger en obligatorisk blokkeringsklausul, så vedtektene avgjør om aksjer kan overføres fritt eller bare etter et tilbud til medaksjonærene, og hvordan prisen deretter bestemmes. Det andre er beslutningstaking: hvilke vedtak som trenger kvalifisert flertall, om aksjer i forskjellige klasser har forskjellige rettigheter, og om en aksjonær kan utnevne sin egen direktør. Det tredje er fastlåst situasjon, som i et femti-femti-selskap er et spørsmål om når, ikke om; en gjennomførbar exit- eller oppkjøpsmekanisme koster ingenting å inkludere og er mye å diskutere senere.

Det fjerde er forholdet mellom vedtektene og en aksjonæravtale. Vedtektene er offentlige og binder alle; aksjonæravtalen er konfidensiell og binder bare partene. Motsetninger mellom de to er vanlige og løses til fordel for selskapsretten der poenget er selskapsrettslig, så de to dokumentene bør utarbeides sammen og av samme hånd. Det finnes også en lovpålagt tvisteløsningsprosedyre for aksjonærer som blir låst fast: utkjøps- og tilbaketrekkingsprosedyrene i bok 2, modernisert av lovgivningen om tvisteløsning og undersøkelsesprosedyrer som trådte i kraft 1. januar 2025. Vi beskriver hvordan disse kravene fungerer i vår artikkel om aksjonærtvister i Nederland.

Hvis det ikke fungerer: oppløsning av et nederlandsk BV

Et BV oppløses ved et vedtak i generalforsamlingen i henhold til artikkel 2:19 i Civil Code. Dersom selskapet fortsatt har eiendeler, følger en likvidasjon: en bobestyrer realiserer eiendelene, betaler kreditorene, legger frem en fordelingsplan, og selskapet opphører å eksistere når likvidasjonen avsluttes. Dersom selskapet ikke har noen eiendeler på tidspunktet for vedtaket, opphører det å eksistere umiddelbart. Det er den såkalte turbolikvidasjonen, og kriteriet er fravær av eiendeler, ikke fravær av gjeld, og det er derfor et selskap med ubetalte kreditorer kan oppløses på denne måten.

Fordi denne muligheten ble misbrukt, pålegger den midlertidige loven om åpenhet i turbolikvidasjoner styret en ansvarlighetsplikt: innen fjorten dager etter oppløsningen må styret sende inn en regnskapsrapport som dekker den siste perioden til handelsregisteret, sammen med en forklaring på hvorfor det ikke er noen eiendeler og eventuell utestående gjeld, og det må varsle de kjente kreditorene. Loven er forlenget og gjelder nå til 15. november 2027. Manglende overholdelse er et økonomisk lovbrudd og kan føre til at en sivil direktør blir inhabilitetsberøvet, og kreditorer har rett til innsyn. En direktør som ikke kan forklare hvor eiendelene ble av, bør forvente at spørsmålet blir stilt.

Vanlige spørsmål om registrering av nederlandsk selskap

Tre spørsmål dukker opp i nesten alle stiftelsesaker. Svarene nedenfor forutsetter et BV stiftet under nederlandsk lov.

Law & More bistår grunnleggere og internasjonale grupper med stiftelse i Nederland: valg av juridisk form, utarbeidelse og gjennomgang av vedtekter og aksjonæravtale, instruksjon av notarius publicus, tilrettelegging av handelsregisteret og UBO-registreringer, og rådgivning til styremedlemmer om ansvarsreglene som er beskrevet ovenfor. Hvis du forbereder en nederlandsk enhet, eller allerede har signert kontrakter for et selskap som ennå ikke er registrert, kontakt våre bedriftsadvokater.