Fjernarbeid over landegrenser og EUs rammeavtale om fjernarbeid: hva arbeidsgivere i Nederland trenger å vite

En ansatt ber om å få jobbe to dager i uken fra Antwerpen, eller fra foreldrenes hus i Polen. Det høres ut som et spørsmål om tidsplanlegging. Det er det ikke: fjernarbeid på tvers av landegrenser involverer tre separate rettssystemer samtidig, og tre forskjellige land kan hver ha et krav. Denne artikkelen beskriver hvordan man skal jobbe seg gjennom spørsmålet i riktig rekkefølge, hva EUs rammeavtale om fjernarbeid på tvers av landegrenser løser og ikke løser, og hva en arbeidsgiver bør ha registrert før han sier ja.

Tre spørsmål, tre mulige svar, tre forskjellige land

Den vanligste feilen er å behandle fjernarbeid på tvers av landegrenser som ett spørsmål. Det er tre spørsmål, styrt av forskjellige instrumenter og avgjort uavhengig:

• Hvilket lands trygdesystem dekker den ansatte? Binær, med i prinsippet nøyaktig ett svar.
• Hvilket lands ansettelseslov styrer forholdet? Ikke binær: en valgt lov kan gjelde mens et annet lands obligatoriske regler overstyrer deler av den.
• Hvor beskattes den ansatte, og oppnår arbeidsgiveren en skattepliktig tilstedeværelse? To spørsmål, og det er arbeidsgiverens eksponering som blir glemt.

En ansatt bosatt i Belgia, ansatt i et nederlandsk selskap, som jobber tre dager hjemmefra og to dager i Eindhoven, kan ende opp med å bli forsikret i Nederland, beskyttet av belgisk obligatorisk arbeidsrett og delvis beskattet i begge; vår oversikt over grenseoverskridende arbeidsrett angir hvordan disse lagene samhandler. Det vil si at systemet fungerer som det skal.

Trygd først

Start her: svaret er det klareste, og det styrer papirarbeidet. Innenfor EU, EØS og Sveits koordinerer forordning 883/2004 nasjonale systemer. Den harmoniserer ikke; den fordeler.

Ett system om gangen

Det styrende prinsippet i artikkel 11 i forordning 883/2004 er at en person kun er underlagt lovgivningen i én enkelt medlemsstat. Standardregelen er lex loci laboris : du er forsikret der du faktisk jobber, uavhengig av hvor du bor eller hvor arbeidsgiveren din er etablert. En ansatt som bor i Tyskland, men jobber utelukkende ved et nederlandsk kontor, er forsikret i Nederland.

Arbeid i to eller flere medlemsstater

Fjernarbeid bryter med det enkle tilfellet, og artikkel 13 i forordning 883/2004 tar over. Når en arbeidstaker utfører aktiviteter i to eller flere medlemsstater, er testen om en vesentlig del av arbeidet utføres i bostedsstaten. I henhold til artikkel 14 i forordning 987/2009 er denne terskelen 25 % av arbeidstiden eller godtgjørelsen, vurdert over de påfølgende tolv månedene.

• Under 25 % i bostedsstaten: Arbeidstakeren forblir forsikret der arbeidsgiveren har sitt registrerte kontor. For en nederlandsk arbeidsgiver fortsetter den nederlandske trygden.
• På eller over 25 %: Kompetansen flyttes til bostedsstaten, og den nederlandske arbeidsgiveren må registrere seg og betale avgifter der i henhold til landets satser.

Den vendinga er hele problemet. Én ekstra dag med hjemmearbeid i uken kan føre til at en ansatt blir fullstendig ute av den nederlandske trygden, med konsekvenser for pensjonsopptjening, sykefravær og innskuddsregningen. Ingenting ved det er gradvis.

EUs rammeavtale om grenseoverskridende fjernarbeid

Rammeavtalen eksisterer for å myke opp denne stupet. Det er en multilateral avtale inngått i henhold til artikkel 16 i forordning 883/2004, som lar medlemsstatene avtale unntak fra de ordinære tildelingsreglene for bestemte personer eller kategorier av personer.

Hva det gjør

Der den gjelder, tillater avtalen en arbeidstaker som vanligvis telearbeider fra bostedsstaten sin å forbli forsikret i staten der arbeidsgiveren har sitt registrerte kontor, selv om terskelen på 25 % for vesentlig aktivitet er overskredet. Vilkåret i avtalen er at grenseoverskridende telearbeid i bostedsstaten er mindre enn 50 % av den totale arbeidstiden . Det er den eneste prosentandelen som selve avtalen setter. 25 % er ikke en betingelse i avtalen, men terskelen for vesentlig aktivitet i art. 13 i forordning 883/2004, under hvilken arbeidstakeren forblir forsikret i arbeidsgiverstaten uten at noen avtale påberopes. I praksis svarer avtalen derfor til båndet mellom 25 % og 50 %.

Betingelsene

• Begge statene må være underskrivere. I skrivende stund har 23 stater undertegnet: Østerrike, Belgia, Kroatia, Tsjekkia, Estland, Finland, Frankrike, Tyskland, Irland, Italia, Liechtenstein, Litauen, Luxembourg, Malta, Nederland, Norge, Polen, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spania, Sverige og Sveits. De fleste anvendte den fra 1. juli 2023; Slovenia fra 1. september 2023, Italia fra 1. januar 2024, Litauen fra 1. mai 2024, Irland fra 1. juni 2024 og Estland fra 1. februar 2026. Danmark, Hellas, Ungarn, Bulgaria, Romania, Kypros, Latvia og Island er ikke undertegnet, og Storbritannia har indikert at de ikke vil undertegne.
• Det er ikke automatisk. Poenget arbeidsgivere oftest overser: den gjelder ikke med lovens kraft basert på fakta. En forespørsel må sendes, med samtykke fra arbeidsgiver og arbeidstaker, til den kompetente institusjonen i staten hvis lovgivning søkes – for en nederlandsk arbeidsgiver, Sociale Verzekeringsbank. Uten en forespørsel gjelder de vanlige reglene, og arbeidstakeren kan ganske enkelt være forsikret i utlandet.
• Det resulterer i et A1-sertifikat. Det bærbare dokumentet som beviser hvilken stats lovgivning som gjelder: hva et utenlandsk inspektorat ber om, og det eneste praktiske beviset på at avtalen ble inngått.
• Det dekker kun fjernarbeid. Den omhandler arbeid som utføres eksternt fra bostedsstaten ved hjelp av informasjonsteknologi for å holde kontakten med arbeidsgiverens arbeidsmiljø, ikke kundebesøk, arbeid på stedet, salgsaktivitet eller kjøring dit. En ansatt som jobber 40 % hjemmefra og også besøker kunder i det landet, faller utenfor den.
• Den har en tosidig effekt. Den omhandler kun tostatstilfellet: bostedsstat og arbeidsgiverstat.

Avtalen er ikke statisk, og det er heller ikke listen ovenfor: Estland ble først med fra 1. februar 2026. Signatarlisten og gjeldende tekst publiseres av den belgiske føderale trygdetjenesten, som vedlikeholder signatarlisten for deltakerstatene, og SVB publiserer den nederlandske posisjonen. Sjekk begge før du stoler på avtalen for en ny ordning eller fornyer et A1-skjema som er avhengig av den, i stedet for å anta at det som var sant da ordningen ble opprettet fortsatt er sant.

En forespørsel som sendes inn for sent, er ikke nødvendigvis tapt. SVB godtar forespørsler med tilbakevirkende kraft i inntil tre måneder, forutsatt at bidrag faktisk har blitt betalt konsekvent i staten hvis lovgivning søkes i løpet av denne perioden. Et gap som oppdages i en lønnsgjennomgang bør derfor rettes opp umiddelbart, fordi vinduet for å regularisere det er kort.

Der rammeavtalen ikke gjelder

Dersom en av statene ikke har signert, dersom arbeidstakeren arbeider fra en tredjestat, dersom fjernarbeidet når 50 %, eller dersom det er ikke-fjernarbeidsaktivitet i bostedsstaten, gjenopptas de ordinære reglene: overskrid 25 % i bostedsstaten, og arbeidstakeren er forsikret der, og den nederlandske arbeidsgiveren må registrere seg som utenlandsk arbeidsgiver og betale inn bidrag lokalt. Det kan fortsatt søkes om et individuelt unntak i henhold til artikkel 16 i forordning 883/2004, men det krever at begge statene er enige, er skjønnsmessig og tar lang tid. Utenfor EU, EØS og Sveits kan en bilateral traktat gjelde; der Nederland ikke har noen, er dobbel forsikring eller et gap i dekningen realistisk.

Arbeidsrett: Roma I og reglene du ikke kan fraskrive deg kontrakt

Trygdekompetanse forteller deg ingenting om hvilken arbeidsrett som gjelder. Det er Roma I-forordningens territorium, og det fungerer annerledes. I henhold til art. 3 Roma I kan partene velge gjeldende lov, og de fleste nederlandske kontrakter velger nederlandsk lov. Art. 8 Roma I begrenser hva dette valget oppnår for en arbeidsavtale: det kan ikke frata arbeidstakeren beskyttelsen av bestemmelser som ikke kan fravikes ved avtale i henhold til loven som ville ha gjeldt uten et valg – for det første loven i landet der, eller fra hvilket, arbeidstakeren vanligvis utfører arbeidet. Art. 8 Roma I inneholder også en unntaksklausul der kontrakten er nærmere knyttet til et annet land, og art. 9 Roma I legger til overordnede obligatoriske bestemmelser fra forumet. Vi beskriver dette samspillet mer detaljert i vår artikkel om hvor partsautonomi møter ufravikelig lov.

Den praktiske konsekvensen er verdt å slå tydelig fast. En arbeidstaker som faktisk utfører mesteparten av arbeidet sitt fra et hjem i en annen medlemsstat, kan vanligvis jobbe der. Nederlandsk lov kan forbli den valgte loven mens landets obligatoriske beskyttelse gjelder i tillegg – og oppsigelsesvern er svært ofte obligatorisk. En nederlandsk arbeidsgiver som følger UWV- eller underrettsruten på vanlig måte, kan oppdage at de ikke har oppfylt kravene til oppsigelse, sluttvederlag eller prosedyremessige krav i landet der arbeidstakeren faktisk jobber. Regler for minstelønn, arbeidstid, betalt ferie, diskrimineringsvern og konkurranseklausuler innbyr til samme behandling. Det finnes ingen terskel her som kan sammenlignes med 25 %-trygdetesten: «vanligvis utfører» er en kvalitativ vurdering av hvor tyngdepunktet i forholdet ligger.

Når fjernarbeid blir til posting

Arbeidsgivere antar at utsendingsdirektivet gjelder anleggsarbeidere og transportører. Virkeområdet, i artikkel 1 i direktiv 96/71/EF, er en transnasjonal tjenesteyting: utsending under en kontrakt med en mottaker i en annen medlemsstat, utsending til en gruppebedrift eller utleie gjennom et vikarbyrå. Artikkel 3 pålegger deretter en hard kjerne av vertsstatens vilkår – arbeidstid, betalt ferie, godtgjørelse, helse og sikkerhet, likebehandling – utvidet av direktiv 2018/957.

Rent fjernarbeid fra arbeidstakerens eget hjem for arbeidsgivers egen regning er vanligvis ikke utstasjonering: ingen tjeneste ytes til en mottaker i den andre staten. Men grensen krysses lettere enn arbeidsgivere forventer. Hvis den fjernarbeidende arbeidstakeren jobber på stedet hos en klient i bostedslandet, plasseres i et konsernselskap der eller stilles til rådighet for et annet foretak, gjelder vertsstatens utstasjoneringsordning, inkludert håndhevingsforpliktelsene i henhold til direktiv 2014/67/EU. I Nederland er det WagwEU-varslingsplikten, som en utenlandsk arbeidsgiver må oppfylle før arbeidet starter; andre medlemsstater driver sine egne portaler, og nederlandske arbeidsgivere må bruke disse når flyten går utover.

Skatt: arbeidsgiverens eksponering kommer først

Denne delen er bevisst på høyt nivå. Skatteposisjoner er basert på spesifikke traktattekster og fakta, og ingenting her er skatterådgivning. Involver en skatterådgiver før noen avtale inngås.

Risiko for fast etablering

Den eksponeringen som betyr mest er ikke den ansattes skatteregning. Det er at en hjemmearbeidsplass i utlandet kan utgjøre et fast driftssted for arbeidsgiveren i det landet, i henhold til artikkelen om fast driftssted i den gjeldende traktaten. Spørsmålet er generelt om hjemmekontoret er til arbeidsgiverens disposisjon og brukes med tilstrekkelig regelmessighet for virksomheten, og separat om den ansatte vanligvis inngår kontrakter, eller spiller hovedrollen som fører til deres inngåelse, som en avhengig agent. Ledende og kommersielle roller medfører vesentlig mer risiko. Et fast driftssted medfører selskapsskatteinnlevering, overskuddsfordeling og ofte lokalt lønnstrekk.

Den ansattes stilling

Arbeidsinntekt fordeles i henhold til artikkelen om arbeidsinntekt i den gjeldende traktaten. Generelt er inntekt skattepliktig der arbeidet fysisk utføres, med unntak av at arbeidstakeren kun er til stede i den andre staten i en begrenset periode, lønnen kommer fra en arbeidsgiver som ikke er bosatt der, og ikke dekkes av et fast driftssted der. Delte arbeidsdager betyr delte skatterettigheter og lønnsmessige konsekvenser for begge sider.

Belgia og Tyskland

Nederland har bilaterale traktater med både Belgia og Tyskland, og grenseoverskridende pendling er et langvarig politisk spørsmål i begge forholdene. Antall dager med hjemmearbeid er et levende forhandlingstema, og traktatposisjonen med Belgia har vært i endring: en ny traktat ble undertegnet i 2023, og ikrafttredelsen og det første anvendelsesåret er registrert i Verdragenbank på verdragenbank.overheid.nl, som er det eneste stedet som er verdt å sjekke for dette. Fastslå hvilken traktattekst som regulerer det aktuelle året, og hva den sier om dager arbeidet hjemme, før lønnsutbetalingen settes opp – ikke fra tidligere praksis, og ikke fra presseomtale av en underskrift.

Arbeidsforhold og helse og sikkerhet på hjemmearbeidsplass i utlandet

Nederlandsk helse- og sikkerhetslovgivning stopper ikke ved arbeidsgiverens lokaler. I henhold til Arbeidsomstandighedenwet har arbeidsgiveren plikter for arbeidsplassen den tillater arbeidstakeren å bruke: artikkel 3 krever en policy rettet mot best mulig arbeidsforhold, og artikkel 5 krever en risikovurdering og -inventarisering, med et separat regime for stedsuavhengig arbeid. I utlandet kan ikke arbeidsgiveren inspisere uten videre og kan bli utsatt for et annet, lokalt regime. Den gjennomførbare tilnærmingen er en egenvurdering av den ansatte, en dokumentert utstyrsstandard, skriftlige instruksjoner og en rapporteringsrute for hendelser som fungerer fra utlandet. En ulykke på en utenlandsk hjemmearbeidsplass medfører også ansvar i henhold til artikkel 7:658 i den nederlandske sivilloven, og denne aktsomhetsplikten er ikke åpenbart snevrere fordi skrivebordet er i et annet land.

Databeskyttelse og utstyr

Fjernarbeid innenfor EØS skaper ikke et overføringsproblem. Arbeid utenfor det gjør det: tilgang til personopplysninger fra et tredjeland trenger et lovlig overføringsgrunnlag, noe som rutinemessig overses i ordninger for «arbeid hvor som helst». Uansett sted, vær tydelig på hvem som eier utstyret, om personlige enheter kan brukes, hvordan konfidensiell informasjon håndteres i en delt husholdning, forsikring for maskinvare i utlandet og tilbakelevering av maskinvare når ansettelsesforholdet opphører.

Dokumentene som skal være på plass

• En policy for fjernarbeid. Tillatte land, maksimal andel i utlandet, godkjenningskrav, arbeidstid og tilgjengelighet, utgifter, utstyr, sikkerhet og en uttrykkelig rett til å trekke tilbake eller endre tillatelse dersom den juridiske stillingen endres.
• Et tillegg til arbeidsavtalen. Individuelt og spesifikt: avtalt arbeidssted, avtalt fordeling, gjeldende lov og verneting, og arbeidstakerens eget ansvar for skattelevering. Gjør det tidsbegrenset og uttrykkelig tilbakekallelig, slik at en endring i trygde- eller skattesituasjonen ikke binder arbeidsgiveren til en struktur den ikke lenger kan opprettholde.
• Registreringen og A1-søknaden. Der avtalen gjelder, en forespørsel via SVB med begge parters samtykke og A1-skjemaet arkivert. Der den ikke gjør det, utenlandsk registrering og lønnsoppsett før startdatoen, ikke etter.
• En gjennomgangssyklus. Hver terskel er fremoverrettet, så gjennomgå minst én gang i året og umiddelbart ved eventuelle endringer av bosted, rolle, arbeidsmønster eller timer.

Sjekkliste: en ansatt ber om å jobbe fra utlandet

• Hvilket land, og er det i EU, EØS eller Sveits?
• Hvor stor prosentandel av den totale arbeidstiden i løpet av de kommende tolv månedene?
• Er det genuint fjernarbeid, eller vil det være klientbesøk eller arbeid på stedet der?
• Holder bostedsstatsprosenten seg under 25 %, ligger mellom 25 % og 50 %, eller når den 50 %?
• Er begge stater underskrivere, og er det fremsatt en forespørsel og innhentet et A1-skjema?
• Hvis ikke, er utenlandsk trygderegistrering ordnet før startdatoen?
• Kan arbeidstakeren ha fast arbeid der i henhold til art. 8 i Roma I-forordningen, og hva krever det landets oppsigelsesvern?
• Skaper rollen – ansiennitet, kontraktssigneringsmyndighet, klientvendt arbeid – risiko for fast etablering?
• Har en skatterådgiver bekreftet lønnssituasjonen i begge stater?
• Er hjemmearbeidsplassen vurdert, utstyrt og forsikret, med en rute for rapportering av hendelser?
• Er behandling fra utenfor EØS dekket av en overføringsmekanisme?
• Finnes det et signert, tilbakekallelig tillegg og en dagbokført gjennomgangsdato?

Law & More gir råd til arbeidsgivere i Nederland om fjernarbeid på tvers av landegrenser: A1-søknaden gjennom SVB, utenlandsk trygd og lønnsregistrering der rammeavtalen ikke dekker kravene, arbeidsretten som gjelder i tillegg til en nederlandsk kontrakt, og retningslinjene og tillegget som holder en avtale oppsigelig. Hvis en ansatt har bedt om å jobbe fra utlandet, vennligst kontakt oss før avtalen starter i stedet for etter den første lønnsrunden.