Eierstyring og selskapsledelse i Nederland: regler for BV-er og NV-er

Forpliktelser knyttet til selskapsstyring for nederlandske selskaper kommer fra tre kilder: Bok 2 i den nederlandske sivilloven (BW), den nederlandske kodeksen for selskapsstyring for børsnoterte selskaper og sektorregulering for finansinstitusjoner og andre regulerte virksomheter. De fleste compliance-feil oppstår når disse lagene blandes sammen, for eksempel når et privat selskap antar at kodeksen gjelder for det, eller et børsnotert selskap behandler kodeksen som valgfri.

For et privat selskap er den praktiske kjernen beskjeden, men ofte neglisjert: beslutninger tatt av riktig organ, en prosedyre for interessekonflikter, korrekt registrering og årsregnskap levert i tide. Å ikke overholde innleveringsfristen har alvorlige konsekvenser, fordi det i en konkurs fører til en antagelse om upassende ledelse.

Hvilke regler gjelder for din bedrift?

Alle nederlandske BV og NV er underlagt de obligatoriske reglene i bok 2 i BW. Den nederlandske kodeksen for selskapsstyring gjelder kun for børsnoterte selskaper, og sektorreglene gjelder kun hvis du opererer i en regulert sektor.

Bok 2 BW beskriver hvem som gjør hva i selskapet: styret (bestuur) driver selskapet, et representantskap (raad van commissarissen) fører tilsyn med det hvis det finnes et, og generalforsamlingen (algemene vergadering) tar de beslutningene som er forbeholdt den ved lov eller vedtekter. Disse reglene gjelder både for aksjeselskaper (besloten vennootschap, BV) og allmennaksjeselskaper (naamloze vennootschap, NV), med forskjeller i detaljene. Lovteksten er tilgjengelig på wetten.overheid.nl.

Den nederlandske anbefalingen for selskapsledelse inneholder prinsipper og bestemmelser om beste praksis for børsnoterte selskaper. Børsnoterte selskaper må rapportere i sin årsrapport om de overholder den og forklare eventuelle avvik. Den gjeldende teksten er publisert av overvåkingskomiteen for anbefalingen for selskapsledelse på mccg.nl.

Banker, forsikringsselskaper, investeringsselskaper og noen andre virksomheter står overfor ytterligere styringsregler, for eksempel om styremedlemmers egnethet og integritet, som overvåkes av De Nederlandsche Bank (DNB) og den nederlandske finansmarkedstilsynet (AFM). Hvis virksomheten din er regulert, kommer disse reglene i tillegg til selskapsretten.

Trenger du et to-lags brett?

Ikke i prinsippet. Et BV eller NV kan operere med kun et styre, med et styre og et representantskap (todelt), eller med ett enkelt styre av utøvende og ikke-utøvende styremedlemmer (ettdelt, artikkel 2:129a og artikkel 2:239a BW).

Et representantskap blir obligatorisk under strukturregimet (structuurregime) for store selskaper. Dette regimet gjelder når et selskap oppfyller tre kriterier i en sammenhengende periode: dets utstedte kapital og reserver overstiger en terskel fastsatt ved dekret, det eller et avhengig selskap har et bedriftsutvalg, og det sysselsetter minst 100 personer i Nederland. Representantskapet i et strukturselskap har ytterligere fullmakter, som å utnevne styremedlemmer i et fullstendig strukturregime. Et ensrettet styre med ikke-utøvende styremedlemmer kan erstatte representantskapet.

Mindre selskaper trenger sjelden et representantskap. Investorer ber noen ganger om et eller et rådgivende utvalg; et rådgivende utvalg uten grunnlag i vedtektene har ingen lovbestemte fullmakter i henhold til bok 2 i BW.

Hvilke plikter har direktørene?

Styremedlemmer må utføre sine plikter på riktig måte og i selskapets og dets virksomhets interesse (artikkel 2:9 og artikkel 2:129 eller 2:239 i BW). Denne interessen omfatter aksjonærenes, ansattes og andre interessenters interesser.

Styret er kollektivt ansvarlig, selv om styremedlemmene har fordelt oppgavene seg imellom. I henhold til artikkel 2:9(2) i BW unnslipper et styremedlem ansvar for upassende ledelse bare dersom saken ikke var deres ansvar i henhold til oppgavefordelingen, de ikke kan klandres for det, og de ikke var uaktsomme i å iverksette tiltak for å forhindre konsekvensene. I praksis betyr dette at et styremedlem ikke bare kan si at finans var et kollegas område.

En styremedlem er bare personlig ansvarlig overfor selskapet dersom det kan rettes en alvorlig bebreidelse (ernstig verwijt) mot dem. Det er en høy terskel. Å handle i strid med vedtektene, ignorere klare advarsler eller ta uakseptable risikoer kan oppfylle dette. Styremedlemmer kan også være ansvarlige overfor tredjeparter, for eksempel hvis de forårsaker at selskapet inngår forpliktelser mens de visste eller burde ha visst at det ikke kunne oppfylle dem.

Hvert år kan generalforsamlingen gi styremedlemmene ansvarsfrihet ( decharge ) for deres ledelse. Ansvarsfrihet er ikke automatisk og har begrensninger. I henhold til nederlandsk rettspraksis dekker den bare det aksjonærene kunne vite fra årsregnskapet eller fra informasjon som ellers er gitt til dem. Den beskytter ikke et styremedlem mot krav fra en bobestyrer på vegne av kreditorer.

Styremedlemmer må også føre korrekte registre over selskapets økonomiske stilling, slik at dets rettigheter og plikter kan fastslås når som helst (artikkel 2:10 i BW). Disse registrene må oppbevares i syv år. Ved konkurs fører dårlige registre til samme presumsjon om upassende ledelse som forsinket innlevering av årsregnskapet.

Hvordan håndterer du en interessekonflikt?

Et styremedlem med en direkte eller indirekte personlig interesse som er i konflikt med selskapets interesser, kan ikke delta i behandlingen og beslutningsprosessen i saken (artikkel 2:129(6) og artikkel 2:239(6) i BW). Dersom det ikke kan treffes en beslutning som følge av dette, avgjør representantskapet, eller generalforsamlingen dersom det ikke finnes et representantskap, med mindre vedtektene bestemmer noe annet.

En konflikt foreligger når et styremedlem ikke kan forventes å ivareta selskapets interesser med den integritet og objektivitet som kreves, for eksempel når selskapet inngår kontrakter med et annet selskap eid av det styremedlemmet. Det skal protokollføres at et styremedlem ikke deltok og hvorfor. En resolusjon vedtatt i strid med konfliktregelen kan annulleres, og et styremedlem som ignorerer regelen er mer utsatt for ansvar.

Et eksempel for å illustrere: en BV har to styremedlemmer, hvorav den ene også eier selskapet som skal leie ut en bygning til BV-en. Den styremedlemmet bør erklære konflikten, forlate diskusjonen og ikke stemme. Den andre styremedlemmet bestemmer alene, og protokollen registrerer hvorfor leien er på markedsnivå. Hvis vedtektene gir avgjørelsen til representantskapet eller generalforsamlingen i den situasjonen, er det det organet som bestemmer i stedet.

I et selskap med enedirektør som også er eneaksjonær, tar generalforsamlingen beslutningen. Det er fortsatt tilrådelig å nedtegne den skriftlig, fordi en bobestyrer vil se nøye på slike transaksjoner senere.

Hvilke avgjørelser ligger hos aksjonærene?

Generalforsamlingen har alle fullmakter som loven eller vedtektene ikke gir styret eller andre organer. Disse inkluderer å godkjenne årsregnskapet, endre vedtektene, utnevne og avskjedige styremedlemmer og, i et BV, bestemme utdelinger.

Aksjonærer har rett til å delta og tale på generalforsamlingen, og avhengig av sine aksjer, til å stemme. Siden Flex BV-loven av 2012 kan vedtektene i et BV opprette aksjer uten stemmerett eller uten profittrettigheter. Vedtektene kan også kreve at styret følger instruksjoner fra generalforsamlingen, så lenge disse instruksjonene ikke er i konflikt med selskapets interesser.

En utdeling til aksjonærer i et BV er underlagt to kriterier. Egenkapitalen må overstige reservene som må opprettholdes, og styret må godkjenne utdelingen, noe de bare kan gjøre dersom selskapet kan fortsette å betale sin forfalte gjeld etterpå (artikkel 2:216 i BW). Styremedlemmer som godkjenner en utdeling mens de visste eller burde ha forutsett at selskapet ikke kunne fortsette å betale sin gjeld, er solidarisk ansvarlige for underskuddet.

Når må du utarbeide og levere årsregnskapet?

Styret må utarbeide årsregnskapet innen fem måneder etter regnskapsårets slutt, en periode som generalforsamlingen kan forlenge med inntil fem måneder (artikkel 2:210 BW for BV). Regnskapet må sendes inn til Handelskammeret (KvK) innen åtte dager etter vedtakelse og under alle omstendigheter innen tolv måneder etter regnskapsårets slutt (artikkel 2:394 BW).

Små selskaper kan levere forkortede regnskaper, men de må fortsatt levere. Konsekvensene av for sen innlevering er betydelige. Hvis selskapet går konkurs innen tre år etter den forsinkede innleveringen, anses styret å ha utført sine plikter på en upassende måte, og dette antas å være en viktig årsak til konkursen (artikkel 2:248(2) i BW). Styremedlemmer har da et personlig ansvar for underskuddet, med mindre de kan motbevise presumsjonen, noe som er vanskelig.

Hold også aksjonærregisteret oppdatert (artikkel 2:194 BW for BV) og registrer de ultimate reelle rettighetshaverne (UBO-ene) hos Handelskammeret.

Hvilke tilleggsregler gjelder for børsnoterte selskaper?

Børsnoterte selskaper må anvende Corporate Governance Code på et «følg eller forklar»-prinsipp og oppfylle ytterligere lovbestemte krav til styrets sammensetning, godtgjørelse og opplysningsplikt. AFM fører tilsyn med deres forpliktelser innen finansiell rapportering og opplysningsplikt.

«Følg eller forklar» betyr at et avvik fra anbefalingen er tillatt dersom selskapet forklarer det på en skikkelig måte i sin årsberetning. Det betyr ikke at anbefalingen er valgfri: et selskap som verken følger eller forklarer, bryter sin lovpålagte rapporteringsplikt. Aksjonærer kan ta opp saken på generalforsamlingen.

Overvåkingskomiteen publiserte en oppdatert versjon, Corporate Governance Code 2025, den 20. mars 2025. Den gjelder for regnskapsår som begynner 1. januar 2025 eller senere. Et bemerkelsesverdig tillegg er at styret må avgi en uttalelse om effektiviteten av selskapets interne risikostyrings- og kontrollsystemer. Code 2025 ble utpekt ved dekret av 23. januar 2026 (Staatsblad 2026, 15) i henhold til artikkel 2:391a BW, slik at rapporteringsplikten påhviler dem ved lov.

Siden 1. januar 2022 må representantskapet i et børsnotert NV bestå av minst en tredjedel menn og minst en tredjedel kvinner, og en utnevnelse som ikke bidrar til denne balansen er ugyldig (artikkel 2:142b BW). Store NV-er og BV-er må også sette passende mål for kjønnsbalansen i sine ledelses- og representantskapsstyrer og rapportere om disse. Børsnoterte selskaper må videre legge frem en godtgjørelsespolicy for generalforsamlingen for vedtakelse og publisere en årlig godtgjørelsesrapport.

Hvilke andre regler påvirker styringen?

Ansattes medvirkning, varslerbeskyttelse, investeringsscreening og bærekraftsrapportering legger alle til forpliktelser. Hvilke som gjelder avhenger av størrelse og sektor.

Et selskap som vanligvis sysselsetter minst 50 personer må opprette et bedriftsutvalg (ondernemingsraad) i henhold til bedriftsutvalgsloven (Wet op de ondernemingsraden). Bedriftsutvalget har rett til å gi råd om viktige avgjørelser, som for eksempel endring av kontroll eller en større omorganisering, og rett til å samtykke til visse arbeidsbestemmelser. Ignorering av disse rettighetene kan føre til at en avgjørelse blokkeres av Bedriftskammeret (Ondernemingskamer).

Arbeidsgivere med minst 50 ansatte må ha en intern prosedyre for rapportering av mistanke om forseelser i henhold til varslerloven (Wet bescherming klokkenluiders). Investeringer i selskaper som er aktive i vitale prosesser eller sensitiv teknologi kan måtte meldes i henhold til investeringsscreeningsloven (Wet Vifo).

Store selskaper er også underlagt EUs regler for bærekraftsrapportering. EU reviderte omfanget og tidsrammen for disse reglene i 2025 og 2026, så sjekk hvilke krav som gjelder for bedriften din for hvilket regnskapsår før du bygger en rapporteringsprosess.

Hva skjer når styringen går galt?

Aksjonærer eller bedriftsutvalget kan henvende seg til Foretakskammeret i Amsterdam Lagmannsretten kan beordre en gransking av selskapets politikk og anliggender. Foretakskammeret kan også iverksette umiddelbare tiltak, som å suspendere styremedlemmer eller utnevne en midlertidig tilsynsdirektør.

En undersøkelsesprosedyre (enquêteprocedure) i henhold til artikkel 2:344 og etter BW er et kraftig verktøy i aksjonærtvister. Terskelen for aksjonærer avhenger av selskapets størrelse og kapital. Hvis undersøkelsen viser dårlig ledelse, kan retten ilegge endelige tiltak, inkludert å avskjedige styremedlemmer eller annullere vedtak. Separat kan en beslutning som ikke ble vedtatt i samsvar med loven eller vedtektene være ugyldig eller kan omstøtes (artikkel 2:14 og 2:15 BW). Nøye beslutningstaking beskytter derfor selskapet så vel som styremedlemmene.

Hva bør du sjekke som regissør?

De fleste styreansvarsregler starter med en oversett formalitet. Sjekk disse punktene minst én gang i året.

• Blir vedtak truffet av det organet som vedtektene utpeker, og nedtegnet skriftlig?
• Har dere en prosedyre for interessekonflikter i henhold til artikkel 2:129(6) eller 2:239(6) i BW, og føres det protokoll over manglende deltakelse?
• Blir årsregnskapet utarbeidet innen fem måneder og innlevert til KvK innen tolv måneder etter regnskapsåret?
• Består hver utdeling i et BV utdelingstesten i artikkel 2:216 i BW, dokumentert på godkjenningstidspunktet?
• Har bedriften nådd terskelen på 50 ansatte for et bedriftsutvalg og en varslingsprosedyre, eller kriteriene i strukturregimet?

Hva bør du sjekke som aksjonær?

Aksjonærer utøver innflytelse gjennom generalforsamlingen og vedtektene. Sjekk disse punktene før du investerer eller stemmer.

• Hvilke beslutninger forbeholder vedtektene generalforsamlingen, og kan de gi styret instruksjoner?
• Har aksjene dine stemmerett og rett til overskudd, eller opprettet vedtektene andre klasser under Flex BV-reglene?
• Er navnet ditt korrekt registrert i aksjonærregisteret?
• Dekker det å gi ansvarsfraskrivelse mer enn årsregnskapet og informasjonen du faktisk mottok?
• Har du nok aksjer til å be om en forespørsel fra Foretakskammeret i henhold til artikkel 2:346 i BW?

Hva kan vi gjøre for deg med selskapsstyring?

Vi gir råd til styremedlemmer, tilsynsmedlemmer og aksjonærer i nederlandske selskaper om styring, beslutningstaking og ansvar; vår side om bedriftsadvokater og vår artikkel om registrering av et selskap i Nederland gir mer bakgrunnsinformasjon.

• Vi gjennomgår vedtektene og aksjonæravtalen og foreslår endringer.
• Vi utarbeider styre- og aksjonærvedtak, inkludert vedtak om interessekonflikter og utdelinger.
• Vi setter opp en prosedyre for interessekonflikter og et styrevedtekter som passer din bedrift.
• Vi vurderer risikoen for styreansvar etter en forbigått innleveringsfrist eller en omtvistet utdeling.
• Vi forbereder og gjennomfører etterforskningssaker for Næringskammeret i Amsterdam Lagmannsretten.

Sammendrag

• Bok 2 i BW gjelder for alle BV og NV; Corporate Governance Code gjelder for børsnoterte selskaper på et «følg eller forklar»-prinsipp.
• Et representantskap er bare obligatorisk under strukturregimet; et ettallsstyre er også mulig.
• En direktør med en motstridende personlig interesse kan ikke delta i beslutningsprosessen.
• Lever inn årsregnskapet innen tolv måneder etter regnskapsåret; forsinket innlevering fører til en antagelse om upassende forvaltning i konkurs.
• Utdelinger i et BV krever styrets godkjenning basert på en solvenstest, med personlig ansvar for styremedlemmer som gjør feil.

Ofte stilte spørsmål