Kontraktsforhandlinger under nederlandsk lov: regler, risikoer og sjekkliste

I henhold til nederlandsk lov dannes en kontrakt ved tilbud og aksept (artikkel 6:217 i den nederlandske borgerloven, BW), vanligvis uten noen formalitet, så en avtale som inngås i et møte eller via e-post kan binde deg før noe er signert. Hovedunntaket fra friheten til å trekke seg: å avbryte avanserte forhandlinger kan gjøre deg ansvarlig for den andre partens kostnader og, unntaksvis, dens tapte fortjeneste.

To ytterligere regler former enhver forhandling: i en formstrid gjelder de generelle vilkårene det henvises til først (artikkel 6:225(3) BW), og en domstol tolker en kontrakt ut fra hva partene med rimelighet kan forvente av hverandre, ikke bare ut fra ordlyden. Denne artikkelen er skrevet for bedrifter som forhandler kommersielle kontrakter som er underlagt nederlandsk lov.

Hvordan forbereder du en kontraktsforhandling?

Ta tre avgjørelser før det første møtet: hva avtalen må oppnå, hva alternativet ditt er, og hvem du har med å gjøre. Et handelskammer (KVK) utdraget viser hvem som kan signere og eventuelle begrensninger på denne myndigheten.

Gjør målsettingene testbare: ikke «en bedre garanti», men «en 24-måneders garanti med en definert løsning». Kjenn til ditt beste alternativ til en forhandlet avtale (BATNA) i tall, for eksempel prisen på en annen leverandør. Sjekk motpartens innleverte årsregnskap og det sentrale insolvensregisteret (Centraal Insolventieregister) for ventende saksbehandling.

Når kan du fortsatt trekke deg fra forhandlingene?

Det er i prinsippet tillatt å avbryte forhandlingene. Det blir bare ulovlig dersom det er uakseptabelt i lys av den andre partens berettigede tillit til at en kontrakt ville bli inngått, eller av sakens andre omstendigheter, slik Høyesterett (Hoge Raad) slo fast i CBB mot JPO ( ECLI:NL:HR:2005:AT7337 , 12. august 2005).

Domstolene anvender denne testen med tilbakeholdenhet, og parten som hevder at bruddet var urettmessig, må bevise det. Der testen er oppfylt, er konsekvensen vanligvis kompensasjon for bortkastede forhandlingskostnader og, i unntakstilfeller, fortjenesten kontrakten ville ha gitt. Hvis du frykter å bli brukt som en forfølgelseshest, registrer milepæler, kostnadene du pådrar deg på den andre sidens anmodning og forsikringene du mottar.

Kan man bli bundet før man signerer?

Ja. Fordi de fleste kommersielle kontrakter ikke krever noen formalitet i henhold til artikkel 6:217 i BW, foreligger en kontrakt når de vesentlige elementene er avtalt, med mindre det er klart at partene ønsket å utsette den bindende virkningen til underskrift. Hvis det er din intensjon, si det skriftlig, for eksempel «med forbehold om kontrakt og styrets godkjenning».

Det samme gjelder for en intensjonsavtale: om den er bindende avhenger av innholdet, ikke tittelen. Hvis den bare skal være bindende på noen punkter, angi hvilke, og plasser eksklusivitets-, konfidensialitets- og kostnadsbestemmelser i en tydelig bindende del.

Hvorfor bør du forberede det første utkastet?

Den parten som utarbeider kontrakten først, setter strukturen, definisjonene og standardposisjonen på alle punkter som aldri diskuteres. De fleste klausuler i en signert kontrakt ble aldri forhandlet frem og lest slik kontraktsutarbeideren skrev dem.

Et godt førsteutkast har klare definisjoner, en forsvarlig snarere enn ekstrem risikoallokering, betalingsutløsere knyttet til identifiserbare hendelser og en tvisteklausul som navngir lov og forum. Ekstreme utkast fremkaller vanligvis et fullstendig motutkast, som gir strukturen tilbake til den andre siden.

Hvilke generelle vilkår gjelder?

Generelle vilkår binder den andre parten dersom de ble erklært gjeldende og den andre parten hadde rimelig mulighet til å gjøre seg oppmerksom på dem, vanligvis ved å utlevere dem før eller på tidspunktet for avtaleinngåelse. Ellers kan den andre parten annullere vilkårene i henhold til artikkel 6:233(b) i BW.

Artikkel 6:235 i BW utelukker denne grunnen for juridiske enheter som hadde publisert sitt siste årsregnskap da kontrakten ble inngått, for parter som sysselsetter 50 eller flere personer, og for parter som gjentatte ganger bruker de samme generelle vilkårene selv. I en formkamp anvender artikkel 6:225(3) i BW en førstegangsregel: de vilkårene det henvises til først gjelder, med mindre den andre parten uttrykkelig avviser dem. En standard avvisningsklausul i dine egne vilkår er ikke nok. Vår artikkel om generelle vilkår og betingelser dekker utformingen av kontrakten.

Hvilke klausuler fordeler faktisk risikoen?

Mesteparten av forhandlingsenergien går med til pris, men de fleste tvister oppstår fra fem andre klausuler. Hver av dem samhandler med en standardregel i sivilloven.

• Ansvarsbegrensning. Det er tillatt med grenser og unntak mellom virksomheter. I henhold til artikkel 6:248(2) i BW kan en domstol sette en klausul til side der det ville være uakseptabelt å påberope seg den etter rimelighets- og rettferdighetsstandarder, vanligvis der skaden ble forårsaket forsettlig eller av bevisst hensynsløshet fra leverandørens ledelse. Et grensebeløp i tråd med kontraktsverdi og forsikring holder bedre enn et symbolsk beløp.
• Force majeure og uforutsette omstendigheter. I henhold til artikkel 6:75 i BW fører ikke en unnlatelse som ikke kan tilskrives skyldneren til erstatning; en god klausul definerer hendelsene, varslingsplikten og konsekvensene. I henhold til artikkel 6:258 i BW kan en domstol endre eller oppheve en kontrakt ved uforutsette omstendigheter, men gjør det sjelden der kontrakten allerede har fordelt risikoen.
• Plikt til å klage. I henhold til artikkel 6:89 i BW mister du rettighetene dine dersom du ikke protesterer mot en mangel innen rimelig tid etter at du oppdaget den, eller etter at du burde ha oppdaget den. Kontrakter forkorter ofte denne perioden; legg den inn i kalenderen til det operative teamet.
• Oppsigelse. Skill mellom oppsigelse av bekvemmelighetsgrunner, oppsigelse ved brudd på avtalen og oppløsning, med varsel, form og konsekvenser for hver av dem. For kontrakter med ubestemt varighet kan nederlandsk rettspraksis kreve en rimelig oppsigelsesfrist og noen ganger kompensasjon, spesielt der den andre parten investerte i tillit til videreføring.
• Tolkning. I henhold til Høyesteretts Haviltex-standard tolkes en kontrakt ut fra hva partene med rimelighet kan tillegge dens vilkår og forvente av hverandre. En hel avtaleklausul innsnevrer dette, og mellom profesjonelle parter har ordlyden stor vekt, men de omkringliggende fakta er fortsatt relevante.

Hvilke forhandlingsteknikker fungerer?

Loven avgjør hva en klausul er verdt; teknikken avgjør om du får den. Disse tilnærmingene fungerer godt i det nederlandske markedet, hvor en direkte og forretningsmessig tone er normen.

• Ankre med et tall du kan begrunne: en referanse, et konkurrerende tilbud eller en kostnadsoversikt.
• Handel, ikke gi etter: knytt enhver innrømmelse til noe tilbake og pakk inn åpne punkter.
• Spør hvorfor et krav er viktig: en part som insisterer på 30-dagers betaling kan trenge oversikt over kontantstrømmen, noe trinnvis fakturering kan løse.
• Ta ansvar for tidsplanen: bli enige om milepæler for utkast og interne godkjenninger, og unngå å avgjøre åpne punkter i den siste timen.
• Hold tonen fagmessig: motparten er ofte din partner i årevis. Hvis saken eskalerer, se vår oversikt over forretningstvistløsning i Nederland.

Hva bør du sjekke før du signerer?

Registrer det som er avtalt slik det er avtalt: Sett avstrek i selve dokumentet, før en logg over punktene som er avtalt, og bekreft telefonavtaler skriftlig samme dag. Denne loggen blir bevis dersom kontrakten senere tolkes.

I henhold til artikkel 3:15a i BW har en elektronisk signatur samme virkning som en håndskrevet signatur dersom signeringsmetoden er tilstrekkelig pålitelig for dokumentets formål. Skjøter som må være notarielle i henhold til nederlandsk lov, kan ikke erstattes av en elektronisk signatur.

• Er den gjeldende loven og forumklausulen fullstendige og i samsvar med de generelle vilkårene?
• Har KVK Utdraget bekrefter underskriverens fullmakt, inkludert eventuelle beløpsgrenser, og er det nødvendig med et styrevedtak?
• Er alle tidsplaner vedlagt, datert og korrekt referert til?
• Er varslingsadresser, -metoder og -frister oppgitt?
• Har noen som ikke utarbeidet kontrakten sjekket beløp, datoer og formler?
• Har du først henvist til dine egne generelle vilkår og uttrykkelig avvist den andre sidens?

Hvilke regler kan du ikke forhandle bort?

Enkelte utfall overlever ikke kontakt med obligatorisk nederlandsk lov. Identifiser dem tidlig, slik at du ikke sløser bort forhandlingskapital på dem.

For kommersiell agenturvirksomhet kan ikke reglene om oppsigelse og goodwill-kompensasjon (klantenvergoeding) i henhold til artikkel 7:442 BW utelukkes til skade for agenten, og en distribusjonsavtale som fungerer som et agentur behandles som et slikt. For franchising krever artikkel 7:914 BW at franchisegiveren skal fremlegge utkastet til avtalen og nøkkelinformasjon minst fire uker før signering, og ikke endre utkastet til skade for franchisetakeren i løpet av denne perioden; se vår artikkel om det nederlandske franchiserammeverket.

Avtaler med forbrukere inneholder lister over urimelige vilkår og 14 dagers angrerett ved fjernsalg. Der personopplysninger utveksles, er en databehandleravtale i henhold til GDPR et lovkrav. Våre oversikter over typer kommersielle avtaler og samarbeidsavtaler viser hvilket regime som gjelder for hvilken kontrakt.

Hva kan vi gjøre for deg med kontraktsforhandlinger?

Våre kontraktsadvokater og bedriftsadvokater støtter nederlandske og internasjonale bedrifter i alle ledd.

• Vi utarbeider den første versjonen av din kommersielle kontrakt i henhold til nederlandsk lov.
• Vi gjennomgår den andre sidens utkast og merker av klausulene som fordeler risiko.
• Vi sjekker anvendeligheten av dine generelle vilkår og posisjonen i formkampen.
• Vi setter oss ved forhandlingsbordet eller utarbeider ditt forhandlingsmandat.
• Vi vurderer et krav eller forsvar når forhandlingene avbrytes.

Sammendrag

• En kontrakt inngås ved tilbud og aksept uten formaliteter, så avtale per e-post kan være bindende (artikkel 6:217 i BW).
• Å avbryte forhandlinger er bare ulovlig ved berettiget tillit eller andre spesielle omstendigheter (CBB v JPO, 2005).
• De generelle vilkårene som det henvises til gjelder først med mindre de uttrykkelig avvises (artikkel 6:225(3) i BW).
• Ansvar, force majeure, klagefrist, oppsigelse og tolkning avgjør de fleste tvister.
• Regler for byrå, franchise, forbruker og databeskyttelse overstyrer det dere er enige om på de punktene de dekker.

Ofte stilte spørsmål