Arbeidsgivere behandler mye data om sine ansatte over tid. Alle disse dataene lagres i en personalfil. Denne filen inneholder viktige personopplysninger, og av denne grunn er det viktig at dette gjøres sikkert og korrekt. Hvor lenge har arbeidsgivere lov (eller i noen tilfeller pålagt) å beholde disse dataene? I denne bloggen kan du lese mer om den juridiske oppbevaringstiden for personalmapper og hvordan du håndterer den.
Hva er en personalmappe?
Som nevnt ovenfor må en arbeidsgiver ofte forholde seg til personelldata til sine ansatte. Disse dataene må lagres riktig og deretter destrueres. Dette gjøres gjennom en personalmappe. Dette inkluderer navn og adressedetaljer til ansatte, arbeidskontrakter, resultatrapporter, etc. Disse dataene må overholde krav i henhold til AVG-regelverket, og må oppbevares i en viss periode.
(Hvis du vil vite om personalfilen din oppfyller kravene til AVG, sjekk ut vår AVG-sjekkliste for personalfil her.)
Oppbevaring av ansattes data
AVG gir ikke spesifikke oppbevaringsperioder for personopplysninger. Det finnes ikke noe enkelt svar på oppbevaringstiden til en personalmappe, da den består av ulike typer (personlige) data. En annen oppbevaringsperiode gjelder for hver kategori av data. Det påvirker også om personen fortsatt er ansatt, eller har sluttet i arbeidslivet.
Kategorier av oppbevaringsperioder
Som nevnt ovenfor er det ulike oppbevaringsperioder knyttet til oppbevaring av personopplysninger i en personalmappe. Det er to kriterier å vurdere, nemlig om en arbeidstaker fortsatt er ansatt, eller har sluttet i jobben. Følgende viser når visse data bør destrueres, eller snarere beholdes.
Gjeldende personalmappe
Det er ikke satt faste oppbevaringsperioder for data som finnes i en gjeldende personalmappe til en ansatt som fortsatt er ansatt. AVG pålegger kun arbeidsgivere en forpliktelse til å holde personalmapper «oppdatert». Dette innebærer at arbeidsgiver selv plikter å sette en frist for periodisk gjennomgang av personalmapper og destruksjon av utdaterte data.
Søknadsdetaljer
Søknadsdata knyttet til søker som ikke er ansatt skal destrueres innen maksimalt 4 uker etter avsluttet søknadsprosedyre. Data som motivasjons- eller søknadsbrev, CV, erklæring om atferd, korrespondanse med søker faller inn under denne kategorien. Med søkers samtykke er det mulig å oppbevare dataene i ca 1 år.
Reintegreringsprosess
Når en arbeidstaker har gjennomført en reintegreringsprosess og går tilbake til jobben, gjelder en maksimal oppbevaringstid på 2 år etter fullført reintegrering. Det er unntak fra dette når arbeidsgiver er selvassurandør. I den situasjonen gjelder en oppbevaringstid på 5 år.
Maks 2 år etter endt arbeidsforhold
Etter at en ansatt slutter i ansettelse, er hoveddelen av (personlige) data i personalmappen underlagt en oppbevaringsperiode på inntil 2 år.
Denne kategorien inkluderer:
- Ansettelseskontrakter og endringer i disse;
- Korrespondanse knyttet til oppsigelse;
- Rapporter om vurderinger og resultatgjennomganger;
- Korrespondanse relatert til forfremmelse/degradering;
- Korrespondanse om sykdom fra UWV og bedriftslege;
- Rapporter knyttet til portvaktforbedringsloven;
- Avtaler om medlemskap i bedriftsutvalg;
- Kopi av sertifikat.
Minst 5 år etter endt arbeidsforhold
Visse personellfildata er underlagt en 5-års oppbevaringsperiode. Arbeidsgiver er derfor forpliktet til å oppbevare disse opplysningene i en periode på 5 år etter at arbeidstakeren slutter. Dette er følgende data:
- Lønnsavgiftsoppgaver;
- Kopi av ansatts identifikasjonsdokument;
- Data om etnisitet og opprinnelse;
- Data knyttet til arbeidsgiveravgift.
Disse dataene bør derfor oppbevares i minst fem år, selv om de erstattes av nye uttalelser i personalmappen.
Minst 7 år etter endt arbeidsforhold
Dernest har også arbeidsgiver en såkalt 'skatteoppbevaringsplikt'. Dette forplikter arbeidsgiver til å oppbevare alle grunnjournaler i en periode på 7 år. Så dette inkluderer grunndata, lønnsutslag, lønnsjournal og lønnsavtaler.
Utløpt oppbevaringsperiode?
Når en maksimal oppbevaringstid for data fra en personalmappe er utløpt, kan arbeidsgiver ikke lenger bruke dataene. Disse dataene skal deretter destrueres.
Når en minimum oppbevaringstid er utløpt, skal arbeidsgiver kan ødelegge disse dataene. Et unntak gjelder når en minimumsoppbevaringsperiode er utløpt og arbeidstakeren ber om destruering av dataene.
Har du spørsmål om oppbevaringsperioder for personalfiler eller oppbevaringsperioder for andre data? Kontakt oss i så fall. Vår arbeidsadvokater hjelper deg gjerne!