Klausuler i forretningskontrakter i Nederland: hva må de inneholde?

En forretningskontrakt i henhold til nederlandsk lov trenger klare klausuler om partene, ytelse, pris og betaling, generelle vilkår og betingelser, ansvar, oppsigelse og gjeldende lov og verneting. Det finnes ingen generelle formkrav: en kontrakt kan til og med inngås muntlig, men uten klare skriftlige klausuler er du avhengig av de generelle reglene i den nederlandske sivilloven, som kanskje ikke passer for din virksomhet.

Klausulene som avgjør tvister er sjelden de som får mest oppmerksomhet under forhandlinger. Fire er avgjørende. For det første, generelle vilkår og betingelser: de binder bare den andre parten dersom de ble gjort tilgjengelige før eller da kontrakten ble inngått. En referanse på en faktura som sendes etterpå, er for sent. Hvis begge parter viser til sine egne vilkår, har den første referansen vanligvis forrang, med mindre den andre parten uttrykkelig avviser den. For det andre, ansvarsbegrensningen: denne er gyldig i prinsippet, men kan ikke påberopes dersom det ville være uakseptabelt under omstendighetene. En forholdsmessig grense har derfor en bedre sjanse enn et generelt unntak. For det tredje, oppsigelsesbestemmelsene: de bør uttrykkelig angi når kontrakten kan sies opp av bekvemmelighetsgrunner og med hvilket varsel, fordi oppsigelse av en langsiktig kontrakt uten en uttrykkelig klausul avhenger i stor grad av omstendighetene. For det fjerde, tvisteløsnings- og gjeldende lovklausuler, som ikke bare avgjør hvor en tvist behandles, men også om en dom kan fullbyrdes der den andre partens eiendeler er.

Hvilke grunnleggende elementer hører hjemme i en forretningskontrakt?

En forretningskontrakt bør i det minste identifisere partene presist, beskrive ytelsen tydelig og angi pris- og betalingsbetingelser. Disse elementene forhindrer de vanligste tvistene om hvem som er bundet og hva som ble avtalt.

Hvordan beskriver du festene, forestillingen og prisen?

I henhold til nederlandsk lov dannes en kontrakt ved tilbud og aksept (artikkel 6:217 i den nederlandske sivilloven, Burgerlijk Wetboek , BW). For forretningskontrakter er det lurt å registrere alt skriftlig, og starte med partene: deres fulle juridiske navn, registreringsnumre i det nederlandske handelskammeret ( Kamer van Koophandel , KvK) eller et utenlandsk register, og registrerte adresser. Sjekk om personen som signerer er autorisert til å representere selskapet. Handelsregisteret viser hvem som er autorisert til å handle på vegne av et nederlandsk selskap, og om det finnes restriksjoner.

Beskrivelsen av varene eller tjenestene er like viktig. Angi nøyaktig hva som skal leveres, hvilke kvalitetskrav som gjelder og innen når. Vage beskrivelser som «støtte etter behov» eller «standardkvalitet» fører til tvister om hvorvidt ytelsen var tilstrekkelig.

De økonomiske vilkårene er ryggraden i kontrakten: prisen, eventuelle prisjusteringer, betalingsbetingelser, fakturering og konsekvensene av forsinket betaling. Mellom bedrifter forfaller betalingen innen tretti dager dersom ingen betalingsfrist er avtalt (artikkel 6:119a BW). En lengre frist kan avtales, men en frist på mer enn seksti dager er bare gyldig dersom den ikke er grovt urimelig overfor kreditor, og siden 1. juli 2022 kan et stort selskap som betaler til en liten eller mellomstor leverandør ikke godta en frist på mer enn tretti dager. Ved forsinket betaling forfaller lovpålagt kommersiell rente uten at det kreves varsel.

Hvilke beskyttelsesklausuler bør du legge til?

Utover det grunnleggende trenger de fleste forretningskontrakter klausuler om generelle vilkår og betingelser, konfidensialitet, ansvar, immaterielle rettigheter og tvisteløsning. Disse klausulene bestemmer din posisjon når noe går galt.

Generelle vilkår ( algemene voorwaarden ) er regulert av artikkel 6:231 til 6:247 i BW. De er bare bindende dersom den andre parten har akseptert dem, noe som også kan være underforstått, for eksempel ved en henvisning i tilbudet som det ikke protesteres mot. I tillegg må du gi den andre parten rimelig mulighet til å lese dem før eller når kontrakten inngås, for eksempel ved å sende dem sammen med tilbudet. Hvis du ikke gjør det, kan den andre parten i prinsippet annullere klausulene den påberoper seg mot seg (artikkel 6:233(b) i BW). Klausuler som er urimelig byrdefulle kan også annulleres (artikkel 6:233(a) i BW). Store selskaper, og selskaper som publiserer sine årsregnskaper, kan ikke påberope seg denne beskyttelsen (artikkel 6:235 i BW). Når begge parter viser til sine egne generelle vilkår, har den første henvisningen forrang med mindre den andre parten uttrykkelig avviser den (artikkel 6:225(3) i BW).

Mekling og voldgift er vanlige i forretningskontrakter, men de er ikke standard: uten en klausul går tvister til de vanlige domstolene, først og fremst tingretten (rechtbank).

Hvilke klausuler må en nederlandsk forretningskontrakt inneholde?

De viktigste klausulene er konfidensialitet, ansvarsbegrensning, immaterielle rettigheter, tvisteløsning og gjeldende lov, oppsigelse og betaling og ytelse. For hver av dem avgjør ordlyden om den holder i en tvist.

Hvordan utarbeider man klausuler om taushetsplikt, ansvar og immaterielle rettigheter?

En taushetsklausul bør definere hvilken informasjon som er konfidensiell, hvor lenge forpliktelsen varer, inkludert etter at kontrakten er opphørt, og hva som skjer hvis den brytes. En straffebotklausul ( boetebeding ) gjør håndhevingen enklere, fordi du da ikke trenger å bevise tapet ditt. Retten kan imidlertid redusere en straff hvis rimelighetens skyld klart krever dette (artikkel 6:94 BW). Husk at loven om beskyttelse av forretningshemmeligheter ( Wet bescherming bedrijfsgeheimen ) bare beskytter informasjon som det er truffet rimelige taushetserklæringer for; en taushetsklausul er et av disse tiltakene.

En ansvarsbegrensningsklausul begrenser erstatningskravet, for eksempel til kontraktsverdien eller beløpet som dekkes av forsikringen, og kan utelukke visse typer tap, som indirekte tap eller tapt fortjeneste. Slike klausuler er gyldige i prinsippet. En part kan imidlertid ikke påberope seg et utelukkelse dersom det ville være uakseptabelt i henhold til rimelighets- og rettferdighetsstandarder (artikkel 6:248(2) BW), for eksempel i tilfelle forsett eller bevisst hensynsløshet fra ledelsens side. Jo mer balansert klausulen er, desto mer sannsynlig er det at den vil bli opprettholdt.

Immaterielle rettigheter definerer hvem som eier rettighetene til verk, programvare, design og oppfinnelser som er skapt under kontrakten, og hvilken lisens den andre parten mottar. I henhold til nederlandsk lov krever en overføring av opphavsrett en skjøte (artikkel 2 i åndsverksloven, Auteurswet ). Uten en skriftlig overdragelse forblir rettighetene i prinsippet hos skaperen, for eksempel en frilanser eller en ekstern utvikler, selv om du har betalt for arbeidet.

Hvordan arrangerer dere tvisteløsning og gjeldende lov?

Velg uttrykkelig gjeldende lov og forum. I internasjonale kontrakter avgjør dette hvilke regler som gjelder, hvor en tvist behandles og om avgjørelsen kan håndheves mot den andre parten.

Innenfor EU står partene fritt til å velge gjeldende lov (artikkel 3 i Roma I-forordningen, 593/2008). Hvis de ikke foretar noe valg, gjelder vanligvis loven i landet til den parten som utfører den karakteristiske forpliktelsen, for eksempel selgeren eller tjenesteyteren. Et valg av verneting for domstolene i en EU-medlemsstat respekteres i prinsippet i henhold til artikkel 25 i Brussel I-bis-forordningen (1215/2012), og dommer er da rettskraftige i hele EU. Hvis den andre partens eiendeler er utenfor EU, er voldgift ofte det bedre valget, fordi voldgiftsavgjørelser kan fullbyrdes i de mange landene som er part i New York-konvensjonen av 1958.

Alternativer i Nederland inkluderer de vanlige distriktsdomstolene, den nederlandske handelsretten (NCC), hvor internasjonale handelssaker kan behandles på engelsk, og voldgift, for eksempel i henhold til reglene til det nederlandske voldgiftsinstituttet (NAI). En flertrinnsklausul, med forhandling mellom ledelsen først og mekling deretter, kan bidra til å løse konflikter uten rettslige forhandlinger. Sørg for at en slik klausul angir klare frister, slik at den ikke forsinker hastetiltak som summariske retterganger.

Hvordan utarbeider man oppsigelsesklausuler?

Angi uttrykkelig når kontrakten utløper, hvordan den kan sies opp før tid og med hvilket varsel. Uten en uttrykkelig klausul er det usikkert om og på hvilke vilkår en langsiktig kontrakt kan sies opp.

En tidsbegrenset kontrakt opphører ved utløpet av kontraktsperioden; tidlig oppsigelse er da i prinsippet bare mulig dersom det er avtalt eller ved brudd på kontrakten. For kontrakter på ubestemt tid inneholder den nederlandske borgerloven ingen generell regel. I følge Høyesteretts rettspraksis kan slike kontrakter i prinsippet sies opp, men kravene til rimelighet og rettferdighet kan bety at en viss oppsigelsesfrist må overholdes, at kompensasjon må tilbys, eller, i unntakstilfeller, at det må foreligge en tilstrekkelig tungtveiende grunn. En klar klausul om oppsigelsesfrister og eventuell kompensasjon unngår denne usikkerheten.

Reguler også heving ved kontraktsbrudd. En part kan heve ( ontbinden ) en kontrakt dersom den andre parten misligholder oppfyllelsen (artikkel 6:265 BW), men vanligvis bare etter at det er gitt et varsel om mislighold (artikkel 6:74 og 6:82 BW). Et varsel om mislighold gir den andre parten en rimelig frist til å oppfylle kontrakten. Det er ikke nødvendig dersom en fastsatt frist er avtalt (en fatale termin ) eller dersom oppfyllelse har blitt umulig (artikkel 6:83 BW). Avtal i kontrakten hvordan varsler skal gis, for eksempel ved rekommandert brev eller per e-post til en bestemt adresse.

Hva bør betalings- og ytelsesklausuler si?

Betalings- og ytelsesklausuler bør gjøre forpliktelsene målbare: beløp, forfallsdatoer, fakturering, leveringsdatoer og kvalitetsstandarder. Bare målbare forpliktelser kan håndheves enkelt.

Spesifiser valuta, betalingsmåte, eventuell forskuddsbetaling eller sikkerhet, og hvordan prisendringer håndteres. For forsinket betaling gir loven allerede lovpålagt kommersiell rente (artikkel 6:119a BW) og, mellom virksomheter, kompensasjon for inkassokostnader på minst €40 (artikkel 6:96(4) BW). Dere kan avtale andre renter eller inkassokostnader, innenfor lovens rammer.

For ytelsen, beskriv leveransene, servicenivåene og akseptprosedyren. En akseptprosedyre med klare tidsfrister forhindrer diskusjoner om hvorvidt ytelsen var tilstrekkelig. I langsiktige kontrakter beskytter en prisindekseringsklausul, knyttet for eksempel til konsumprisindeksen til Statistisk sentralbyrå (CBS), mot inflasjon.

Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste klausulene og hva de bør inneholde.

Hva er de vanlige risikoene, og hvordan unngår du dem?

De vanligste risikoene er vag formulering, betalingsproblemer, uklare åndsverksforhold og uforutsette hendelser. Du reduserer disse med presist språk, kontroller av motparten din og klausuler som forutser endringer.

Hvor går kontrakter vanligvis galt?

Tvetydighet er den største risikoen. I henhold til nederlandsk lov tolkes ikke en kontrakt utelukkende ut fra teksten, men i henhold til hva partene med rimelighet kunne utlede av hverandres uttalelser og oppførsel under omstendighetene (Haviltex-testen, Høyesterett 13. mars 1981, ECLI:NL:HR:1981:AG4158). Uklar ordlyd gir derfor rom for argumenter om hva som egentlig var ment, og en hel avtaleklausul utelukker ikke dette fullt ut.

Finansielle risikoer er et annet svakt punkt. Betalingsmislighold og uklare betalingsforpliktelser kan sette forholdet under press. Tydelige betalingsbetingelser, sikkerhet som eiendomsforbehold eller bankgaranti, og en sjekk av motpartens kredittverdighet bidrar til å begrense tapet.

Immaterielle rettigheter er et tredje risikoområde. Uten klare klausuler kan en leverandør beholde rettighetene til programvare eller design du har betalt for, eller konfidensiell informasjon kan bli brukt av den andre parten etter at kontrakten er avsluttet. Eksplisitte klausuler om eierskap, bruk og overdragelse forhindrer dette.

Hvilke teknikker reduserer kontraktsrisiko?

Sjekk motparten din før du signerer, inkluder en force majeure-klausul og vurder hvordan kontrakten bør reagere på endrede omstendigheter. Disse trinnene gjør kontrakten mer robust.

En grunnleggende due diligence av motparten din inkluderer å sjekke handelsregisteret (hvem har signaturautorisasjon, er selskapet fortsatt aktivt), dets økonomiske stilling og omdømme. For større kontrakter, be om referanser eller regnskap.

Nederlandsk lov har en lovfestet force majeure-regel: en part er ikke ansvarlig for en manglende ytelse som ikke kan tilskrives den ved lov, ved kontrakten eller i henhold til allment aksepterte synspunkter (artikkel 6:75 BW). Fordi denne regelen er generell, er det lurt å spesifisere i en force majeure-klausul hvilke hendelser som kvalifiserer, for eksempel naturkatastrofer, pandemier, streiker eller myndighetstiltak, og hva som skjer hvis situasjonen varer lenge, for eksempel en rett til å heve kontrakten etter en viss periode. Separat kan en domstol endre eller oppløse en kontrakt under uforutsette omstendigheter som er så alvorlige at den andre parten ikke med rimelighet kan forvente at kontrakten forblir uendret (artikkel 6:258 BW). Domstolene anvender denne regelen med tilbakeholdenhet.

Hvilke juridiske og økonomiske garantier hjelper på lang sikt?

Periodiske kontraktsgjennomganger og en prisjusteringsmekanisme beskytter deg gjennom kontraktens løpetid, sammen med forsikring som dekker ansvaret du aksepterer.

Gjennomgå langsiktige kontrakter regelmessig, for eksempel én gang i året. Sjekk også om de generelle vilkårene fortsatt er oppdaterte og faktisk leveres til kundene.

En prisindekseringsklausul tillater periodiske prisjusteringer basert på en objektiv indeks. Dette forhindrer at en langsiktig kontrakt blir ulønnsom på grunn av inflasjon. Uten en slik klausul er du vanligvis bundet av den avtalte prisen, og en prisøkning kan bare ilegges i unntakstilfeller.

Hvordan skreddersyr du en kontrakt til din bedrift?

Nederlandsk lov gir partene bred kontraktsfrihet, slik at du kan forme kontrakten til din virksomhet. Start med dine egne risikoer og mål, og bruk kun maler som utgangspunkt.

Hva er forskjellig per sektor?

Hver sektor har sine egne fokuspunkter. Teknologiselskaper trenger sterke klausuler om immaterielle rettigheter, lisenser, data og servicenivåer. Produsenter trenger detaljerte kvalitetsspesifikasjoner, leveringsbetingelser og inspeksjonsprosedyrer som går utover standardformulering.

Tjenesteleverandører bør være spesielt oppmerksomme på beskrivelsen av tjenestene og leveransene, fordi det er der de fleste tvister oppstår. Byggekontrakter bruker ofte standardvilkår, som for eksempel UAV 2012, og i finanssektoren gjelder spesifikke regulatoriske krav. Kontrakter som involverer personopplysninger må også overholde GDPR, som kan kreve en separat databehandleravtale.

Hvordan sørger du for at kontrakten passer til målene dine?

I teknologi- og innovasjonsprosjekter bør kontrakter forutse fremtidig utvikling: hvem eier forbedringer, hvordan endringer i omfang håndteres, og hvordan kontrakten tilpasser seg nye versjoner eller teknologier. En endringsprosedyre med klare regler for pris og planlegging forhindrer senere diskusjoner.

Hvis du driver forretninger i flere land, bør du sjekke om kontraktsvilkårene er forenlige med loven i hvert land, for eksempel om obligatoriske forbruker- eller agenturregler. Et valg av nederlandsk lov setter ikke alltid til side obligatoriske regler i et annet land.

Hvordan holder du en kontrakt fleksibel?

Bygg inn indeksregulering, periodiske medarbeidersamtaler og en reforhandlingsprosedyre. Uten disse vil en domstol bare justere kontrakten i unntakstilfeller i henhold til artikkel 6:258 i BW.

Fordel hver risiko til den parten som er best i stand til å kontrollere eller forsikre den, og angi dette eksplisitt, for ellers er det artiklene 6:74 og 6:75 i BW som avgjør hvem som bærer den.

Force majeure- og hardship-klausuler har blitt viktigere de siste årene, etter pandemien og forstyrrelser i forsyningskjeder og energipriser. En klausul som angir hva som skjer i slike situasjoner, for eksempel en plikt til å reforhandle eller en rett til å suspendere eller si opp avtalen, gir mer sikkerhet enn å stole på de generelle reglene i artikkel 6:75 og 6:258 i BW.

Hva bør du sjekke som leverandør?

Som den parten som leverer, trenger du hovedsakelig beskyttelse mot manglende betaling og ubegrenset ansvar. Sjekk disse punktene før du signerer.

• Sendte du dine generelle vilkår med tilbudet, slik at kunden ikke kan annullere dem i henhold til artikkel 6:233(b) i BW?
• Er ansvaret ditt begrenset til for eksempel kontraktsverdien eller forsikringsbeløpet, med unntak for forsett og grov uaktsomhet?
• Forblir betalingsfristen innenfor tretti dager, eller maksimalt seksti dager, i henhold til artikkel 6:119a BW?
• Har dere avtalt eiendomsforbehold eller annen form for sikkerhet for store bestillinger?
• Beskytter en prisindekseringsklausul deg på en kontrakt som varer i mer enn ett år?

Hva bør du sjekke som kunde?

Som kjøper trenger du hovedsakelig en tydelig beskrivelse av ytelsen og rettighetene til det du betaler for. Sjekk disse punktene før du signerer.

• Er leveransene, servicenivåene og akseptprosedyren beskrevet i målbare termer?
• Er opphavsrett til programvare eller design overført til deg ved skjøte, slik artikkel 2 i åndsverksloven krever?
• Gir leverandørens ansvarsgrense deg nok erstatning hvis ting går galt?
• Kan du si opp kontrakten før tid, med hvilket varsel, og hva skjer med dataene dine når den utløper?
• Fremstår den som signerer for leverandøren i KvK-registeret som autorisert til å gjøre det?

Hva kan vi gjøre for deg med forretningskontrakter?

Vi utarbeider og gjennomgår forretningskontrakter i henhold til nederlandsk lov for nederlandske og internasjonale selskaper; vår side om bedriftsjurister beskriver dette arbeidet mer detaljert.

• Vi gjennomgår kontraktsutkastet ditt og merker av klausulene som skaper risiko for deg.
• Vi utarbeider eller oppdaterer dine generelle vilkår og betingelser og gir råd om hvordan du kan gjøre dem tilgjengelige.
• Vi utarbeider ansvars-, oppsigelsesklausuler, force majeure- og indeksklausuler som passer din virksomhet.
• Vi gir råd om valg av lov og verneting, inkludert den nederlandske handelsretten og NAI-voldgift.
• Vi sender et misligholdsvarsel eller et oppsigelsesbrev når den andre parten ikke oppfyller avtalen.

Sammendrag

• En nederlandsk forretningskontrakt har ingen formelle krav, men klare skriftlige klausuler om partene, ytelse, pris og betaling forhindrer de fleste tvister.
• Generelle vilkår må aksepteres og leveres før eller når kontrakten inngås; i en formstrid gjelder den første henvisningen med mindre den uttrykkelig avvises.
• En forholdsmessig ansvarsbegrensning vil sannsynligvis bli opprettholdt enn en generell utelukkelse (artikkel 6:248(2) i BW).
• Reguler oppsigelse, misligholdsvarsler, force majeure og prisindeksering uttrykkelig, fordi lovreglene er generelle.
• Velg gjeldende lov og forum med tanke på håndheving: EU-domstolsavgjørelser sirkulerer innenfor EU, voldgiftsavgjørelser også utenfor.

Ofte stilte spørsmål